Czy wymagane jest zawarcie umowy powierzenia przetwarzania z zewnętrzną firmą szkoleniową, która szkoli pracowników lub moderuje konferencję w trybie zdalnym?

W czasie pandemii sporo szkoleń, konferencji odbywa się w trybie zdalnym. Do szkolenia wykorzystywany jest zoom firmy szkoleniowej. Pracodawca otrzymuje od dostawcy link do spotkania i samodzielnie dystrybuuje pracownikom ten link. Zdarza się też, że do szkolenia wykorzystywany jest zoom pracodawcy - wówczas to firma szkoleniowa otrzymuje taki link. Pracownicy korzystając z linka do spotkania logują się samodzielnie i mają możliwość uczestniczenia w spotkaniu online. Logując się mogą to zrobić podając swoje imię i nazwisko, numer pracowniczy, adres e-mail. Mogą również włączyć kamerkę.

Czy w takiej sytuacji należy uznać, że pracodawca organizując dla pracowników tego typu szkolenie/konferencję powierza do przetwarzania firmie szkoleniowej takie dane czy raczej to sam pracownik je udostępnia? W każdej chwili każdy może zrobić print screen i utrwalić czyjś wizerunek. Możliwe jest też wygenerowanie listy uczestników, jeśli firma szkoleniowa jest hostem takiego spotkania zoom. Jeśli chodzi o dane osobowe faktycznie przekazywane przez pracodawcę, to sytuacje mogą być dwojakie: czasami faktycznie pracodawca dodatkowo przesyła mailem listę osób (na potrzeby wydania certyfikatu ze szkolenia). A czasami w ogóle nie ma tego transferu danych ze strony pracodawcy i jedyne udostępnienie danych odbywa się za pomocą zoom.

Czy wymagane jest zawarcie umowy powierzenia przetwarzania z zewnętrzną firmą szkoleniową, która szkoli pracowników lub moderuje konferencję w trybie zdalnym?