Czy wydatki ponoszone przez pracowników w delegacjach zagranicznych można ujmować w kosztach podatkowych?

Spółka z o.o. będąca podatnikiem CIT, świadczy specjalistyczne usługi na statkach za granicą (w Europie i poza nią). W związku z charakterem tych usług konieczne są wyjazdy zagraniczne pracowników spółki, którzy wykonują na miejscu zlecone zadania. W związku z tym pracownicy zmuszeni są ponosić w imieniu i na rzecz spółki koszty, które pozwalają na wykonywanie im zadań, a tym samym realizację usług przez spółkę.

Czy takie wydatki mogą stanowić koszty uzyskania przychodu w spółce, według ustawy o CIT, w sytuacji, gdy:

1) Dokumenty potwierdzające poniesienie kosztów nie są wystawione na spółkę. Często nie ma możliwości pobrania przez pracownika zagranicznej faktury lub paragonu z danymi spółki.

2) Jedynym potwierdzeniem poniesienia kosztu jest potwierdzenie zapłaty z prywatnych środków pracownika. Jakie ewentualnie warunki dokumentacyjne powinny być spełnione, żeby przedmiotowe koszty zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów według ustawy o CIT?

Nadmienię, że ze względu na brzmienie umów o pracę pracownicy nie przebywają za granicą w podróży służbowej, ani nie są oddelegowani.