Czy wspólnota mieszkaniowa powinna podpisać z wykonawcą umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych właścicieli lokalów, jeżeli zleciła firmie zainstalowanie domofonów w lokalach, a w umowie jest zapis, że wykonawca po zakończeniu prac i uruchomieniu systemu zobowiązany będzie potwierdzić ten fakt podpisami lokatorów?

Wspólnota mieszkaniowa zleciła firmie zainstalowanie domofonów w lokalach. Podpisała z firmą umowę na montaż i konserwację domofonów przez rok. Po roku lokatorzy będą mogli zgłosić się na indywidualne podpisanie umowy z firmą na konserwację domofonu, ale nie jest to obowiązkowe. W umowie jest zapis, że wykonawca po zakończeniu prac montażowych instalacji i uruchomieniu systemu zobowiązany będzie potwierdzić podpisami lokatorów na oddzielnym druku oraz załączyć do protokołu odbioru. Sporządzona umowa jest ogólna - na ilość zamontowanych słuchawek bez listy lokatorów.

Czy w takim przypadku wspólnota powinna podpisać z wykonawcą umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych właściciela/lokatora lokalu (monterzy pozyskiwali dane bezpośrednio od lokatorów)? Kto w takiej sytuacji powinien spełnić obowiązek informacyjny i w jaki sposób?

Czy można przechowywać podpisane protokoły przy umowie ogólnej, jeśli tak, to na jakiej podstawie? Cały proces od wykonania pierwszego montażu u lokatora do ostatniego osadzony jest w czasie, przez ten czas firma jest w posiadaniu dokumentów z podpisami poszczególnych lokatorów.

Czy firma może przekazać kopie lub oryginały podpisanych protokołów zarządowi wspólnoty? Jak należy to zrobić, by przetwarzanie tych danych było legalne?