Czy w związku z wysyłaniem zaproszeń na konferencje naukową organizowaną przez spółkę wraz z formularzem zapisu należy wysłać dwie odrębne informacje o przetwarzaniu danych osobowych?

Czy w związku z wysyłaniem zaproszeń na konferencje naukową organizowaną przez spółkę wraz z formularzem zapisu należy wysłać dwie odrębne informacje o przetwarzaniu danych osobowych? Czy może być tylko jedna w poniższej formie?

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1) – dalej RODO, informujemy, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest ……………………….. z siedzibą w …………………………………..

2. W przypadku pytań zachęcamy do kontaktu z powołanym w Spółce Inspektorem Ochrony Danych (IOD) pod adresem: …………………………..

3. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w związku z organizacja i wzięciem udziału w konferencji pt. ………………………, która odbędzie się w dniach ……………………….. w celach związanych z:

• Kontaktem w sprawach organizacyjnych,

• Sporządzeniem listy uczestników (identyfikatory),

• Przygotowania i wysyłki publikacji pokonferencyjnej.

Podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit a RODO:

• Pani/Pana zgoda na przetwarzanie danych osobowych, podanych w formularzu zgłoszeniowym, celem zorganizowania i wzięcia udziału w konferencji. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże odmowa ich podania powoduje niemożność zgłoszenia swojego udziału w konferencji.

• Pani/Pana zgoda na robienie zdjęć, rozpowszechnianie i publikowanie wizerunku, w tym imienia i nazwiska (w prasie, broszurach, ulotkach, mediach elektronicznych związanych z organizacją, udziałem, relacjonowaniem przebiegu i dokumentowaniem konferencji w razie takich potrzeb) celem budowania pozytywnego wizerunku Spółki.

Udzielenie zgody jest dobrowolne, jednak jej nie udzielenie powoduje niemożność wzięcia udziału w konferencji.

4. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być podmioty