Czy w związku z pomocniczymi działaniami zakupowymi należy zawrzeć umowę powierzenia danych osobowych?

Gmina realizuje na podstawie art. 15 ust. 2 ustawy z 11.09.2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. poz. 2019 z późn. zm.) – dalej p.z.p., pomocnicze działania zakupowe w imieniu i na rzecz Zamawiającego jakim jest jednostka organizacyjna Gminy. Pomiędzy Zamawiającym a Gminą została zawarta umowa regulująca zasady powierzenia i wykonania pomocniczych działań zakupowych, z której wynika iż: 1) Zamawiający udzieli Gminie pełnomocnictwa do przeprowadzania w jego imieniu i na jego rzecz postępowania w sprawie zamówienia publicznego oraz przekaże dokumenty niezbędne do jego przeprowadzenia; 2) Gmina zobowiązuje się do wskazania osób, które będą uczestniczyć w pracach komisji przetargowej (będą to pracownicy Urzędu Gminy), które będą wykonywać następujące czynności: pełną obsługę administracyjno-biurową i wyposażenia technicznego; dokonywanie ogłoszeń we właściwych publikatorach; niezwłocznie przekazywanie Zamawiającemu wszelkich zapytań od wykonawców oraz zamieszczanie odpowiedzi na nie; w zależności od wybranego trybu uczestnictwo w negocjacjach z wykonawcami; wykonywanie innych czynności przypisanych członkom w szczególności dokonywanie oceny złożonych ofert i wniosków w celu wyboru oferty najkorzystniejszej na zasadach określonych u Zamawiającego; przechowywanie i zabezpieczenie oraz archiwizacji dokumentacji przez czas wskazany przez Zamawiającego.

Czy w powyżej opisanym przypadku należy zawrzeć pomiędzy Zamawiającym (jednostką organizacyjną Gminy) a Gminą umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych (porozumienie )?

Należy zwrócić uwagę na zapis dotyczący przechowywania i zabezpieczenia oraz archiwizacji dokumentacji przez czas wskazany przez Zamawiającego.

Przechowywanie danych osobowych jest obowiązkiem Zamawiającego - jaka będzie podstawa prawna przechowywania tych danych przez Gminę? Czy w przypadku realizowania ww. czynności na podstawie obecnie obowiązującego art. 37 p.z.p. dochodzi do powierzenia przetwarzania danych osobowych, mając na uwadze art. 37 ust. 4 p.z.p.?