Czy w sytuacji udostępnienia niezbędnych danych kontaktowych pracowników firmy, z którą zawarto umowę na realizację usług, innym podmiotom, konieczne jest zawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych?

Jesteśmy w trakcie negocjacji umowy na realizację usług budowlanych z firmą XYZ. Zgodnie z umową zarówno po stronie Zamawiającego jak i po stronie Wykonawcy zakres udostępnianych danych pracowników obydwu firm to jedynie dane kontaktowe niezbędne w trakcie realizacji umowy: imię, nazwisko, numer uprawnień budowlanych, służbowy numer telefonu, służbowy adres e-mail. Przesłanką legalizującą udostępnienie jak i przetwarzanie danych pracownika wskazanego do kontaktu jest niezbędność przetwarzania do realizacji celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych zarówno przez jednego jak i drugiego administratora. W powyższej sytuacji dochodzi do udostępnienia danych osobowych pracowników między dwoma administratorami – stronami umowy handlowej. Firma XYZ sugeruje rozwiązanie, w którym powyższe dane mogą zostać udostępnione tylko pomiędzy firmą XYZ a naszą firmą, natomiast w sytuacji, gdyby zaszła konieczność udostępnienia powyższych danych pracowników firmy XYZ, któremuś z podmiotów współpracujących z naszą firmą w trakcie realizacji umowy, należy z tym podmiotem podpisać umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych (danych, które tak naprawdę są jawne, znajdują się np. na wizytówkach). W § 4 umowy określono, że przetwarzanie danych osobowych ma miejsce w związku z realizacją umowy o podwykonawstwo robót budowlanych.

Czy w sytuacji udostępnienia niezbędnych danych kontaktowych pracowników firmy XYZ "na zewnątrz" – poza naszą firmę, zachodzi konieczność zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych oraz jak zgodnie z RODO powinniśmy przetwarzać i udostępniać dane kontaktowe firmy XYZ?