Czy w przypadku zwrotu kosztów szkolenia pracodawcę obowiązują przepisy o wysokości diet należnych z tytułu podróży służbowych?

Spółka z o.o. wysłała swojego pracownika na kilkudniowe szkolenie. Z własnych środków pokryła - udokumentowane fakturami VAT - koszty szkolenia i koszty przelotu (samolotem) z Rzeszowa do Warszawy oraz wypłaciła pracownikowi zaliczkę na koszty utrzymania w Warszawie podczas szkolenia. Po powrocie pracownik rozliczył zaliczkę przedstawiając spółce zestawienie wydatków i dokumenty poświadczające poniesione wydatki. Składało się na to 3 rachunki i jeden paragon fiskalny za przejazd taksówkami oraz udokumentowane 3 fakturami VAT wystawionymi na spółkę - usługi gastronomiczne (pracownik w ramach szkolenia nie miał zapewnionego wyżywienia), i jedną fakturą - zakup żywności w hipermarkecie.

Czy tak udokumentowane wydatki poniesione przez pracownika na rzecz spółki mogą być uznane jako koszt uzyskania przychodów, obok - niewątpliwych - naszym zdaniem, kosztów szkolenia i przelotu na szkolenie?

Czy możliwe jest takie udokumentowanie i rozliczenie wydatków i zaliczenie ich do kosztów uzyskania przychodów, bez konieczności wyliczania ryczałtu przysługującego pracownikowi?

Nadmieniamy iż pracownik przebywał na szkoleniu 4 pełne dni, natomiast wydatki poniesione przez niego nie przekroczyły kwoty 400 zł (łącznie - taksówki i żywność).