Czy w przypadku gdy organizator konferencji dokona w imieniu jej uczestników rezerwacji miejsc w hotelu i w związku z tym przekaże dane uczestników hotelowi, należy zawrzeć umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych?

Organizator konferencji będzie dokonywał w imieniu jej uczestników rezerwacji miejsc w hotelu. W związku z tym będzie konieczne przekazanie danych tych osób hotelowi. Czy w takim przypadku dochodzi do przekazania danych czy ich powierzenia? Przy powierzeniu danych, hotel po wykonaniu usługi powinien zwrócić dane administratorowi, ale ze względów fiskalnych musi przechowywać fakturę.

Czy należy zebrać oddzielne zgody na przekazanie danych hotelowi w celu rezerwacji miejsc i przekazać odrębną klauzulę informacyjną w tym zakresie, czy wystarczy, że uczestnik konferencji zaznaczy oddzielnie, że prosi o dokonanie rezerwacji w hotelu oraz informacja o udostępnieniu danych hotelowi będzie zawarta w ogólnej klauzuli informacyjnej?