Czy w przypadku dowozu kontrahentów do siedziby firmy konieczne jest zezwolenie transportowe?

Firma posiada zakład produkcyjny w mieście na Dolnym Śląsku oraz dodatkowo sieć biur handlowych w dużych miastach na terenie całej Polski. Co jakiś czas firma zaprasza swoich klientów z różnych miast w Polsce do zakładu produkcyjnego, w którym znajduje się centrum szkoleniowe dedykowane do przeprowadzania szkoleń produktowych dla klientów, doradców, instalatorów. W przypadku klientów z północnej części Polski, firma organizowała dla nich transport autobusowy dowożąc ich bezpośrednio z miejsca zamieszkania do siedziby zakładu produkcyjnego. Transport autobusowy wykonywany był przez zewnętrzne firmy, specjalizujące się w przewozach osobowych.

W celu optymalizacji kosztów i dla zapewnienia większego komfortu podróży i szkoleń dla klientów, firma rozważa zmianę modelu przewozu klientów do centrum szkoleniowego. Zmiana miałby polegać na wynajmowaniu w wypożyczalniach samochodów typu VAN o liczbie miejsc od 7 do 9, o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 tony - czyli pojazdu do prowadzenia którego wystarczające jest prawo jazdy kat. B. Takim pojazdem pracownik firmy - przedstawiciel handlowy zatrudniony na podstawie umowy o pracę, przyjeżdżałby w zależności od bieżących potrzeb szkoleniowych do zakładu produkcyjnego wraz małą grupką klientów.

Czy taki przewóz klientów firmy przez pracownika podlega określonym wymogom prawnym - czy potrzeba spełnić jakieś formalności, uzyskać zezwolenia, licencje, itp? Jak wygląda praktyka rynkowa w tym zakresie?