Czy w opisanej sytuacji należy na nowo spełnić obowiązek informacyjny wobec wnioskodawców i innych osób fizycznych, których dane osobowe zostaną przekazane firmie zewnętrznej celem stworzenia bazy danych?

W związku z informatyzacją baz danych zleciliśmy firmie zewnętrznej stworzenie platformy zarządzania infrastrukturą drogową. W ramach tego projektu firma zewnętrzna ma obowiązek m.in. zeskanować wydane w latach 2015-2020 decyzje administracyjne, wnioski o wydanie decyzji, pełnomocnictwa, projekty organizacji ruchu itp. i wprowadzić je do informatycznej bazy danych.

Czy w związku z powyższym powinniśmy na nowo spełnić obowiązek informacyjny wobec wnioskodawców i innych osób fizycznych, których dane osobowe przekażemy firmie zewnętrznej celem stworzenia bazy danych?

Czy obowiązek informacyjny należy spełnić wobec osób, które zatwierdziły projekty organizacji ruchu (osoby uprawnione do zatwierdzenia organizacji ruchu (dane osobowe znajdują się na pieczątkach) zgodnie z przepisami prawa)?

Należy dodać, że obowiązek informacyjny zgodnie z RODO spełniamy wobec wnioskodawców od maja 2018 r., a dokumenty, które przekażemy firmie zewnętrznej dotyczą też lat sprzed RODO.