Czy w opisanej sytuacji istnieje konieczność zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych?

Gmina (zamawiający) przygotowuje się do zawarcia umowy ze spółką z.o.o. (wykonawca). Umowa dot. doradztwa energetycznego tzn. wykonawca przyjmuje do wykonania projekt pod nazwą: "Przygotowanie dokumentacji dla przeprowadzenia postępowania w trybie przetargu nieograniczonego na zakup energii elektrycznej w ramach Grupy Zakupowej dla wszystkich obiektów Zamawiającego i jego jednostek organizacyjnych". W zakres projektu wchodzą następujące etapy: 1) Gromadzenie i weryfikacja informacji z poszczególnych obiektów na poziomie punktu odbioru energii. 2) Ocena możliwości uczestnictwa poszczególnych odbiorców w grupie zakupowej, ocena terminu rozpoczęcia nowych dostaw. 3) Przygotowanie danych niezbędnych do przeprowadzenia procedury przetargowej. 4) Przygotowanie i uzgodnienie dokumentacji przetargowej, ze szczególnym uwzględnieniem zakresu wynikającego ze specyfiki energii elektrycznej, tj. a) Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia wraz z niezbędnymi załącznikami m.in.: Projekt umowy zakupu energii wraz z załącznikami; Opis przedmiotu zamówienia; Projekt ogłoszenia o zamówieniu; Szacunkowa wartość zamówienia. 5) Współpraca z Zamawiającym przy udzielaniu wyjaśnień Wykonawcom oraz przy opracowywaniu ewentualnych korekt dokumentacji. 6) Współpraca z Zamawiającym przy przeprowadzeniu oceny ofert. 7) Przygotowanie i konfiguracja umów sprzedaży energii. 8) Wsparcie i koordynowanie procesu zawierania nowych umów. 9) Przygotowanie danych niezbędnych do przeprowadzenia procesu zmiany sprzedawcy. W umowie wskazane do kontaktu są osoby ze strony kontrahenta jak i urzędu gminy z zaznaczeniem, że gmina przekaże jednostkom organizacyjnym informację o prowadzonym projekcie i zobowiąże do wyznaczenia osób odpowiedzialnych do współpracy z Wykonawca.

Czy w opisanej sytuacji istnieje konieczność zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych? 

Czy i wobec kogo należy spełnić obowiązek informacyjny?