Czy upoważnienie do przetwarzania danych osobowych powinno być pisemne?

Jesteśmy pracodawcą samorządowym. Przepisy nie regulują zagadnień związanych zarówno ze szczególną formą, jaką powinno mieć upoważnienie do przetwarzania danych, jak również miejscem jego przechowywania, upoważnienia do przetwarzania danych osobowych dla pracowników wydawano w dwóch egzemplarzach po jednym dla pracownika i do akt osobowych pracownika. Uznano, że upoważnienie do przetwarzania danych jest częścią zakresu obowiązków pracownika, dlatego istnieje bezpośrednia podstawa do przechowywania jego w części B akt osobowych.

Czy postępowanie jest prawidłowe? Jeśli tak, to co w sytuacji przeniesienia pracownika samorządowego na podstawie art. 22 ustawy o pracownikach samorządowych? Inspektor ODO twierdzi, że takie upoważnienie zawiera informacje poufne, m.in. dotyczące posiadanych przez nas zbiorów i powinno zostać w jednostce przekazującej. Czy przed oddaniem akt osobowych pracownika mogę wypiąć takie upoważnienie i zostawić informację, że znajdował się tu taki dokument?