Czy świadek wypadku powinien złożyć podpis pod wyjaśnieniami w sprawie wypadku?

Skontaktowałem się telefonicznie ze świadkiem wypadku pracownika mojej firmy na czynnościach związkowych. Świadek nie jest pracownikiem mojej firmy i mieszka ok. 600 km od mojego miejsca zamieszkania. Świadek złożył wyjaśnienia i zobowiązał się je podpisać i odesłać standardową pocztą na adres mojej firmy (około miesiąc temu). Do dzisiaj nie otrzymałem listu z podpisanym protokołem wyjaśnień. Nie mogę się w żaden sposób skontaktować ze świadkiem. Świadek nie oddzwania i nie odpisuje na sms-y.

Jak mogę zgodnie z literą prawa zamknąć sprawę i protokół powypadkowy?