Czy świadczenia zapewnione artystom, z którymi nie podpisano żadnej umowy, obligują do naliczenia przychodu oraz odprowadzenia podatku?

Jesteśmy samorządową instytucją kultury, w ramach naszej działalności statutowej jesteśmy organizatorem plenerowej imprezy kulturalnej wspólnie z inną Instytucją kultury, która jest współorganizatorem tej imprezy. Wstęp na imprezę jest wolny. Wzajemne zobowiązania stron (organizatora i współorganizatora) będą zawarte w porozumieniu o współorganizacji występu artystów na tej imprezie. Porozumienie, nie rodzi żadnego zobowiązania do zapłaty dla żadnej ze stron. W ramach tego porozumienia: współorganizator zobowiąże się do podpisania umów z reprezentantami artystów tj. agencjami i zgodnie z tymi umowami zapłaci należne wynagrodzenie artystom; nasza instytucja zobowiąże się do zapewnienia sceny, nagłośnienia, oświetlenia podczas koncertu oraz pokryje koszty noclegów, dojazdu oraz wyżywienia artystów, jednak instytucja nasza nie podpisze bezpośrednio żadnych umów artystami, ani reprezentantami tych artystów (np. agencjami), z których wynikałoby, że takie koszty noclegów, dojazdu, wyżywienia pokryje. Umowy z agencjami artystów podpisze współorganizator, który pokryje tylko koszty honorariów.

Jakie są obowiązki po stronie naszej instytucji w świetle podatku dochodowego od osób fizycznych w związku z faktem, że poniesiemy koszty noclegów, dojazdów, wyżywienia artystów, z którymi nie mamy zawartych umów cywilnoprawnych, jak również nie mamy podpisanych umów z agencjami tych artystów?