Czy sposób dokumentacji zwrotu kosztów podróży może wpływać na ewentualne zwolnienie od podatku dochodowego?

Nasza firma (agencja PR) zajmuje się organizacją konferencji na rzecz firmy farmaceutycznej. Na tę konferencję zostały zaproszone osoby fizyczne (pacjenci z określonymi schorzeniami). Osoby te mają otrzymać zwrot kosztów podróży (dojazd PKP lub własnym samochodem osobowym).

W jaki sposób można udokumentować zwrot kosztów dla tych osób aby uniknąć opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych? Czy można to zrobić za pomocą protokołu z listą imienną uczestników do której zostaną dołączone bilety kolejowe i ewentualnie ewidencji przebiegu pojazdu?