Czy sporządzone przez pracownika chłodni zestawienia mogą służyć jako arkusz spisu?

Spółka prowadzi działalność handlową. Towary przechowujemy w chłodni zewnętrznej tzn. takiej, w której towary przechowuje wiele firm. Na koniec każdego miesiąca pracownik chłodni przesyła nam zestawienie towarów na magazynie sporządzone w Excelu. W ubiegłym roku nie przeprowadzono inwentaryzacji.

Czy w tym roku musimy dokonać spisu z natury? Czy sporządzone przez pracownika chłodni zestawienia mogą służyć jako arkusz spisu? Jeśli tak to, jakie wymogi formalne musiałby ten dokument spełniać?