Czy spółka powinna wystawić faktury VAT, jeśli na podstawie umowy o dzieło dziennikarz przygotuje materiał, a spółka w tym celu zrealizuje mu wyjazd?

Zawarliśmy z dziennikarzem umowę o dzieło, na podstawie której dziennikarz przygotuje materiał (film), a my (spółka z o.o.) sfinansujemy wyjazd do Szwecji (tj. poniesiemy koszty przejazdu i hoteli oraz wyżywienia), gdzie będzie przygotowywany ten materiał. Strony ustaliły, że wartość wzajemnych świadczeń jest ekwiwalentna i wynosi określoną kwotę.

Jak udokumentować sfinansowanie wyjazdu?

Czy powinna to być refaktura, czy też taki zwrot kosztów nie podlega VAT?

Dziennikarz jest osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej.