Czy przepisy określają zasady potwierdzania przez pracownika prawa do tzw. urlopu okolicznościowego?

Czy weryfikacja wykorzystania urlopu okolicznościowego powinna znaleźć się w aktach osobowych? Pracownicy zaznacza urlop okolicznościowy w systemie kadrowym, a manager go akceptuje. Nie mamy wniosków papierowych dlatego HR dopytuje pracowników drogą mailową, w celu weryfikacji wniosku o: rodzaj okoliczności, datę okoliczności i stopień pokrewieństwa z osobą, której dotyczy dana okoliczność. Wiadomość jest wysyłana z podkreśleniem, by nie przesyłać żadnych dokumentów czy danych osobowych osób trzecich. Jest jedynie zastrzeżenie, że w celach weryfikacyjnych, pracodawca może dodatkowo poprosić o okazanie do wglądu dokumentu dotyczącego urlopu okolicznościowego. Czy jest określone w jaki sposób Pracodawca ma weryfikować urlop okolicznościowy i czy wyniki tej weryfikacji powinny znaleźć się w aktach osobowych pracowników lub innej dokumentacji pracowniczej? Czy też Pracodawca dokonuje weryfikacji wyłącznie dla własnych potrzeb i takie maile/potwierdzenia nie muszą być nigdzie przechowywane, tj. mogą pozostać na służbowej skrzynce mailowej lub np. w systemie kadrowym?