Czy przechowywanie zarejestrowanej poczty dla jednostek organizacyjnych oraz instytucji kultury w siedzibie urzędu gminy jest właściwe?

W Urzędzie Gminy zatrudniony jest na umowę o pracę Inspektor Ochrony Danych, który zarządzeniem Wójta obsługuje poza urzędem wszystkie jednostki organizacyjne i instytucje kultury w gminie. Każda jednostka organizacyjna i instytucja kultury indywidualnie zgłosiła IOD do PUODO, a także posiada indywidualny adres e-mail dedykowany do kontaktu z IOD. Wójt Gminy życzy sobie, aby wszelka korespondencja e-mail wpływająca do IOD była rejestrowana w Urzędzie (także dot. pozostałych placówek poza Urzędem gminy, wpływająca z innych adresów e-mail np. szkół, GOPS, itp.).

Czy biorąc pod uwagę, że każda z placówek jest odrębnym administratorem danych i ma prawo do zachowania treści korespondencji jej dotyczących w tajemnicy można w jakiś sposób prawny uregulować takie rejestrowanie korespondencji przez urząd gminy? Czy przechowywanie zarejestrowanej poczty dla jednostek organizacyjnych oraz instytucji kultury w siedzibie urzędu gminy jest właściwe?