Czy pracodawca może przechowywać kopię zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach, które sporządzone zostało dla pracownika?

Zaświadczenia o zarobkach często są sporządzane na drukach bankowych – wypełniane ręcznie przez upoważnionego pracownika. U pracodawcy nie zostaje kopia takiego dokumentu. Ostatnio pojawiły się obawy, że takie zaświadczenie może zostać sfałszowane i pracownik sporządzający dokument nie będzie w stanie udowodnić, że sporządził go we właściwy sposób.

Czy pracodawca może przechowywać kopię takiego dokumentu, w jednej z niżej wymienionych form?

Która forma będzie lepsza z uwzględnieniem wymogów RODO:

- w formie skanu w wersji elektronicznej bądź kopii w aktach w wydziale budżetowym przez okres zgodny z JRWA,

- w części B akt osobowych?

Czy dodatkowo należy spełnić obowiązek informacyjny wobec pracownika ubiegającego się o wypełnienie zaświadczenia? Pracodawca nie uzyskuje danych od pracownika.