Czy pracodawca może komunikować się z pracownikiem poprzez prywatny adres e-mail pracownika?

Firma podpisała z firmą zajmującą się outsourcingiem kadrowo-płacowym umowę o świadczeniu przez ta firmę usług we wspomnianym zakresie. Jednym z wymagań firmy outsourcingowej jest podanie adresu e-mail pracowników zatrudnionych na umowę o pracę, jak również i pracowników tymczasowych zatrudnianych przez APT, dla których nasza firma jest pracodawcą użytkownikiem. Adresy e-mail (prywatne lub służbowe) mają na celu możliwość wnioskowania przez pracownika zarówno naszego, jak i tymczasowego np. o urlop wypoczynkowy, przesłanie odcinka z wynagrodzenia itp.

Czy w związku z tym powinniśmy stworzyć dokument na tą okoliczność i dać każdemuy pracownikowi do wypełnienia z informacją w jakim celu te dane są zbierane?