Czy powinno się wymagać od pracowników usuwania maili zawierających dane osobowe, których okres przetwarzania już minął?

Czy powinno się wymagać od pracowników usuwania maili zawierających dane osobowe, których okres przetwarzania już minął i w jaki sposób należy to weryfikować? Na przykład zakończyła się sprawa, tym samym cel przetwarzania nie jest już zachowany. Czy archiwizacja poczty w takim zakresie jest wystarczającym rozwiązaniem? Część maili może służyć w celach dowodowych lub w codziennej pracy pracownika. Jeśli jest konieczność usuwania tych maili, to w jaki sposób należy weryfikować wykonanie usunięcia? IOD ma obowiązek kontroli przetwarzania danych, ale nie jest możliwe kontrolowanie skrzynek mailowych pracowników.