Czy powinniśmy ująć fakturę w księgach, jeżeli podpis na zamówieniu został złożony przez osobę nieupoważnioną?

W marcu otrzymaliśmy od austriackiego kontrahenta fakturę za zamieszczenie danych w książce telefonicznej wystawców na targach. Okazało się, że wcześniej przysłano do nas pismo w języku angielskim, które nasza nowa pracownica potraktowała jako ankietę (podpisała i podbiła pieczątkę firmową). Okazało się, że było to zamówienie. Odesłaliśmy fakturę (nie księgując) jako niezasadną, gdyż pracownica nie była upoważniona do składania zamówień w imieniu naszej firmy. Kontrahent jednak odesłał nam fakturę twierdząc, że nasza pieczątka jest wystarczająca na zamówieniu. Odesłaliśmy ponownie tę fakturę.

Czy powinniśmy ująć tę fakturę w księgach rachunkowych?

Czy postąpiliśmy prawidłowo powołując się na to, iż podpis na zamówieniu został złożony przez osobę nieupoważnioną?