Czy pośrednictwo w wypłacie kosztów dojazdu powinno być udokumentowane fakturą, czy notą księgową?

Spółka z o.o. na zlecenie wykonuje badania kliniczne nad nowymi lekami. W ramach przeprowadzanych badań otrzymujemy wynagrodzenie za usługę świadczoną na rzecz podmiotu finansującego badanie. Dodatkowo zgodnie z postanowieniami umów zawieranych z finansującymi badania pośredniczymy w zwracaniu pacjentom kosztów dojazdu na badania. Okresowo sporządzamy zestawienie dokonanych wypłat pacjentom i następnie w formie noty księgowej obciążamy zlecającego badanie sponsora. Otrzymywane zwroty od finansujących badanie nie są zaliczane do przychodów spółki w CIT i VAT, jak również zwroty kosztów dojazdu bezpośrednio dla pacjentów nie są zaliczane do kosztów uzyskania przychodów spółki.

Czy spółka prawidłowo dokumentuje otrzymane od sponsorów wpłaty tytułem zwrot kosztów dojazdu pacjentów na badania notą księgową?

Czy spółka postępuje prawidłowo nie zaliczając otrzymanych wpłat od sponsorów tytułem zwrot kosztów dojazdu pacjentów na badania do przychodów podatkowych?