Czy poprawne jest konwertowanie zdjęć dokumentów na format PDF i zapisywanie go w e-teczce pracownika?

Prowadzimy w firmie akta personalne pracowników tylko w wersji elektronicznej e-akta).

Czy nie jest błędem, że czasami dostajemy od pracownika zdjęcie dokumentu, my go następnie konwertujemy na pdf i zapisujemy w e-teczce?

Przykład: pracodawca sporządził aneks do umowy o pracę dla pracownika, podpisał własnoręcznie wersję papierową i wręczył/wysłał/dostarczył taką wersję pracownikowi. Pracownik podpisał też ten aneks własnoręcznie. Następnie pracownik zrobił zdjęcie telefonem tego podpisanego przez obie strony aneksu i wysłał pracodawcy do włączenia do akt personalnych. Zdjęcie było w formacie .jpg (na zdjęciu oprócz aneksu był widoczny też kawałek biurka), następnie upoważniony pracownik kadr skonwertował to zdjęcie do formatu pdf, podpisał kwalifikowanym podpisem elektronicznym i podpiął do eteczki pracownika.

Czy taki proces jest prawidłowy?

Pracownicy często przesyłają nam podpisane dokumenty w postaci zdjęć, które przerabiamy na pdf i wkładamy do e-teczek pracowników?