Czy organ ma obowiązek przeszukiwania archiwum w celu wydania kopii dokumentu?

Osoba złożyła podanie o wydanie kopii zgłoszenia budowy złożonego do wydziału administracji architektoniczno-budowlanej nie podając bliższych danych mogących przyczynić się do identyfikacji sprawy i jej odnalezienia w archiwum. Wskazuje jedynie na numer ewidencyjny działki i jej położenie (miejscowość). W przypadku prowadzenie przez wiele lat wykazów i ewidencji jedynie w formie papierowej oznacza to wykonanie przez organ pracy mogącej trwać kilka dni, a nawet wtedy dokument nie musi być odnaleziony - bo często jest tak, że wnioskodawcy żądają czegoś, czego nie było. Zauważam, że podanie nie dotyczy udzielenia informacji publicznej (nie wskazuje na to ani forma ani treść podania).

Czy organ ma obowiązek przeszukiwania archiwum w celu wydania kopii dokumentu?

Czy też organ wzywa wnoszącego podanie (żądanie) o sprecyzowanie żądania (jeśli tak, to na podstawie jakiego przepisu ustawy z 14.06.1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2021 r. poz. 735) – dalej k.p.a.), a w przypadku braku sprecyzowania odmawia przekazania kopii dokumentu w formie decyzji (postanowienia) czy też może pozostawia podanie bez rozpoznania?