Czy opisany sposób dokumentowania realizacji zajęć jest zgodny z przepisami z zakresu ochrony danych osobowych?

Zajmujemy się realizacją projektów szkoleniowych finansowanych ze środków UE. W ramach projektów prowadzimy dla uczestników projektów – osób fizycznych – szkolenia grupowe (np. 10 uczestników i trener) lub indywidualne (1 uczestnik i trener). Szkolenia realizowane są w różnych częściach kraju w wynajętych salach szkoleniowych. Ciąży na nas obowiązek monitoringu realizacji zajęć. Jednocześnie nie mamy fizycznej możliwości wizytacji każdych zajęć. Chcemy zobowiązać trenera, by każdego dnia zajęć (na początku i pod koniec) robił zdjęcie grupy szkoleniowej i wysyłał do naszego pracownika nadzorującego projekt. W celu uniknięcia problemów z przetwarzaniem wizerunku i RODO zaproponowaliśmy, aby zdjęcie było robione od tyłu (brak widocznych twarzy uczestników). W zasadzie chodzi tylko o udowodnienie, że na zajęciach jest grupa szkoleniowa bez weryfikacji poszczególnych osób. W regulaminie uczestnictwa w projekcie są zapisy o przetwarzaniu danych osobowych, ale nie ma zapisów o przetwarzaniu wizerunku uczestników. W umowie z trenerem jest zapis, że ma obowiązek dokumentować realizację zajęć według naszych wytycznych.

Czy opisany wyżej sposób dokumentowania realizacji zajęć jest zgodny z przepisami z zakresu ochrony danych osobowych? Ewentualnie jaką dokumentację (zgody, umowy) należy posiadać, aby ww. postępowanie nie naruszało przepisów?