Czy nieudokumentowane wydatki związane z podróżą służbową można ująć w kosztach spółki komandytowej na podstawie dowodów zastępczych?

Spółka komandytowa (spółka z o.o. jest komplementariuszem, osoba fizyczna komandytariuszem) ponosi nieudokumentowane (brak faktury) wydatki na cele związane z podróżą służbową za granicę. Dotyczy to wydatków na spotkania z kontrahentami., za które zapłata dokonywana jest za pomocą karty spółki. Wydatki te w ocenie kierownika jednostki są zasadne i rzeczywiście poniesione.

Czy należy sporządzić dokument zastępczy i uznać za koszt podatkowy?

Czy wydatek taki, wyłącznie na podstawie dokumentu zapłaty, kierownik jednostki może (powinien) zakwalifikować jako reprezentację, czy też należ wezwać osobę wydatkującą do zwrotu wypłaconych z karty kwot, lub uznać za jej przychód podatkowy?