Czy należy spełnić obowiązek informacyjny wobec osób zapraszanych na imprezę organizowaną przez organizację społeczną?

Organizacja społeczna (pożytku publicznego np. klub sportowy) organizuje imprezę (np. podsumowanie minionego sezonu). Na imprezę będą zapraszani goście. Będą to osoby publiczne takie jak wójt, radni, przedstawiciele lokalnej prasy i TV, członkowie klubu, rodzice dzieci, przedstawiciele innych współpracujących organizacji, sponsorzy. Czy w takiej sytuacji należy spełnić obowiązek informacyjny wobec zapraszanych osób? Czy dopuszczalne jest stworzenie listy obecności uczestników?