Czy na prośbę petenta podmiot ma obowiązek udostępnić dokumentację w formie elektronicznej lub listownie?

Podmiot ma obowiązek udostępniania dokumentacji (np. byłych pracowników lub innych podmiotów zlikwidowanych, których dokumentację przejął, a którzy przechodzą na emeryturę i potrzebują kserokopii różnych dokumentów). Osoby tej sprawie mogą się do zgłosić osobiście, przysłać pismo/prośbę o wysłanie im takiej dokumentacji, mogą też przysłać e-mail z prośbą o przesłanie jej elektronicznie.

Czy na prośbę petenta, podmiot musi udostępnić dokumentację w formie elektronicznej lub listownie? Jeżeli tak, to czy powinien posiadać jakiś wzór/druku karty udostępnienia takiej dokumentacji? Jeżeli udostępnienie będzie mailowe, to jak zweryfikować dane wnioskującego, bo jeżeli nie będzie możliwości takiej weryfikacji, to mogłoby to rodzić niepożądane sytuacje, w których obca osoba, może otrzymać nie swoje dokumenty.

Czy powinno zostać stworzone zarządzenie/procedura regulująca udostępnianie takiej dokumentacji i weryfikację danych? Jak dane te weryfikować w przypadku prośby wysłanej mailem lub listownie?