Czy można zostawić wniosek o prolongatę bez rozpatrzenia?

Nasza firma złożyła wniosek o wydanie warunków zabudowy, urząd wydał postanowienie o uzupełnienie braków, nie byliśmy w stanie uzupełnić wniosku i złożyliśmy pismo o prolongatę, pismo zostało złożone w terminie na uzupełnienie braków. Sądziliśmy, że prolongata została uwzględniona, ale po jakimś czasie nie dostaliśmy żadnej odpowiedzi. Po rozmowie telefonicznej z UM dowiedzieliśmy się, że zostawili nasz wniosek o prolongatę bez rozpatrzenia.

Zastanawiam się, czy urząd nie powinien nam udzielić tej prolongaty (nigdy nie miałem takiej sytuacji, żeby nie udzielili), a jeśli nie udzielają, to czy nie powinni pisemnie nas o tym powiadomić podając powód?