Czy można wydłużyć termin do wydania zaświadczenia potwierdzającego okres pełnienia funkcji sołtysa?

W nawiązaniu do art. 4 ust. 3 pkt. 1 ustawa o świadczeniu pieniężnym z tytułu pełnienia funkcji sołtysa do burmistrza wpłyną wniosek byłego sołtysa o wydanie zaświadczenia potwierdzającego okres pełnienia przez niego funkcji sołtysa za okres 1986-2014. W związku z koniecznością odszukania w archiwum zakładowym urzędu dokumentów z przeprowadzonych wcześniej wyborów i ich analizą, burmistrz nie jest w stanie w terminie siedmiu dni wydać na żądanie zainteresowanego stosownego zaświadczenia. Jak powinien postąpić organ? Czy zawiadomieniem przedłużyć termin załatwienia przedmiotowej sprawy na zasadach określonych w art. 36 k.p.a.? Czy bardziej zasadne będzie zawiadomić stronę na podstawie art. 218 § 2 k.p.a .o konieczności przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego w zakresie wydania przedmiotowego zaświadczenia i wyznaczyć nowy termin załatwienia sprawy?