Czy można wydać zaświadczenie w przypadku, gdy urząd nie posiada dokumentów, do których odnosi się żądanie wnioskodawcy?

Czy w przypadku, kiedy dana osoba pełniła funkcję sołtysa w latach 1988-1996, a urząd jest w posiadaniu dokumentów potwierdzających pełnienie funkcji sołtysa w okresie od 1990-1996, należy wydać zaświadczenie o okresie 1990-1996, nie odnosząc się w ogóle do okresu 1988-1990?

Jak ewentualnie należałoby to rozwiązać przy wydawaniu zaświadczenia?