Czy można ująć w kosztach wydatek udokumentowany wadliwym dowodem księgowym?

Pracownik z zaliczki zakupił krzewy ozdobne do posadzenia na terenie obiektu naszej firmy. Za zakupione krzewy dostarczył rachunek gotówkowy wystawiony przez osobę fizyczną nie zarejestrowaną jako podatnik VAT czynny, prowadzącą działalność gospodarczą podmiotowo zwolnioną z VAT. Wystawca rachunku w danych dotyczących sprzedawcy zawarł dane różniące się od danych podanych w GUS. Sprzedawca podał skróconą nazwę prowadzonej działalności zamiast pełnej nazwy podmiotu zgłoszonej w GUS. Pozostałe dane tj. NIP, REGON, adres oraz imię i nazwisko właściciela jak również zakres prowadzonej działalności są zgodne są zgodne z zawartymi w GUS. Skontaktowaliśmy się ze sprzedawcą w celu wyjaśnienia sytuacji, który dalej uważa że dane na wystawionym rachunku są poprawne. Dodatkowo zaznaczyć należy, że dane kontrahenta są przenoszone automatycznie do systemu księgowo finansowego z GUS.

Co zrobić w takiej sytuacji?

Sprzedawca raczej nie podpisze noty korygującej.

Czy identyfikacja po NIP, adresie wystarczy?

Czy jako spółka z o.o. możemy ująć taki rachunek w kosztach uzyskania przychodu?