Czy koszty noclegu uczestników można uznać za koszt uzyskania przychodu?

Firma organizuje konferencje medyczne dla lekarzy. Aby wziąć udział w konferencji uczestnik zobowiązany jest do uiszczenia opłaty obejmującej wpisowe. Trzech uczestników konferencji opłaciło swój udział i otrzymało faktury. Są to osoby fizycznie nie prowadzące działalności gospodarczej. Na konferencji uczestnicy wykazali się chęcią czynnej pomocy w organizacji konferencji, więc Firma zobowiązała się w zamian za to pokryć koszty ich noclegu. Nocleg został opłacony przez uczestników i posiadają oni jako dowód faktury (wystawione na nich). Firma chce dokonać zwrotu poniesionych przez nich kosztów na osobiste rachunki bankowe uczestników. Czy koszty noclegu uczestników można uznać za koszt uzyskania przychodu? Czy konieczne jest podpisanie z nimi umowy wzajemnych świadczeń? Czy też powinien zostać podpisany inny dokument? Jeśli inny, to jaki? Czy będzie konieczne wypełnienie i rozliczenie deklaracji PIT-8AR?