Czy istnieje obowiązek opisywania na fakturze za wykonane zamówienie publiczne trybu udzielenia zamówienia publicznego?

Pytania i odpowiedzi
Status:  Aktualne
Autor odpowiedzi: Kucharski Dominik
Odpowiedzi udzielono: 25 marca 2020 r., stan prawny dotychczas nie uległ zmianie

PYTANIE

Czy istnieje obowiązek wskazywania na fakturze zastosowanego trybu p.z.p. przez pracownika merytorycznego zamówień publicznych w jednostce samorządu terytorialnego?

Czy spełnienie takiego obowiązku jest wystarczające na etapie zatwierdzenia przez taką osobę udzielenia trybu poprzez wskazanie/potwierdzenie trybu na zaangażowaniu środków, które robione jest przed udzieleniem zamówienia?

Jak wskazano w art. 139 ust. 2 p.z.p., "Umowa wymaga, pod rygorem nieważności, zachowania formy pisemnej, chyba że przepisy odrębne wymagają formy szczególnej". Ponadto, zgodnie z ust. 1 ww. przepisu, "Do umów w sprawach zamówień publicznych, zwanych dalej "umowami", stosuje się przepisy ustawy z 23.04.1964 r. - Kodeks cywilny, jeżeli przepisy ustawy nie stanowią inaczej". Jak stanowi art. 781 k.c.:

"§ 1. Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

§ 2. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej".

Z treści ww. artykułu wynika, że oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej, tj. posiadające postać elektroniczną i opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. Jak wyjaśnił R. Szostak [w:] "Umowy o zamówienia publiczne w zarysie", UZP, Warszawa 2018, s. 79-80, "Forma pisemna umowy finalnej wynika z art. 139 ust. 2 p.z.p., według którego umowa powinna być zawarta w formie pisemnej pod rygorem nieważności, chyba że przepisy odrębne wymagają formy szczególnej. Z kolei zgodnie z art. 781 § 2 k.c. oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. Oznacza to, że umowa o zamówienie publiczne może być zawarta także w formie elektronicznej kwalifikowanej. Równoważność formy elektronicznej względem formy pisemnej może być jednak wyłączona, z góry w warunkach zamówienia. Dyspozytywny charakter art. 781 § 2 k.c. nie budzi wątpliwości. W ogóle zastosowanie jakiejkolwiek formy szczególnej wymaga zestrojenia oświadczeń woli obu stron, a do tego niezbędne jest określone ich współdziałanie. Zamawiający nie może jednak narzucić – jak się zdaje – zastosowania wyłącznie formy elektronicznej umowy, która ciągle nie jest jeszcze powszechna, nawet w obrocie z udziałem przedsiębiorców, z uwagi na zasadę równego traktowania wykonawców. Aktualny stan normatywny ulegnie jednak już wkrótce zmianie, w związku z koniecznością pełnej elektronizacji zamówień publicznych. Obecnie zastrzeżenie powyższe odpada, jeśli zamawiający dopuścił w warunkach zamówienia składanie ofert wyłącznie w formie elektronicznej. Wymóg formy pisemnej dla umów o zamówienia publiczne łączy się niewątpliwie z bezpieczeństwem transakcji (wymuszenie jawności i rzetelności redakcyjnej aktów umownych oraz ułatwienia dowodowe), a także ze stworzeniem podstaw do kontroli administracyjnej udzielanych zamówień publicznych. Sankcja nieważności umowy zawartej bez zachowania formy pisemnej albo kwalifikowanej formy elektronicznej wynika wprost z ustawy. Ma charakter bezwzględny. Umowa nie-formalna (ustna, z zastosowaniem faksu albo w postaci zwykłego przekazu elektronicznego) od razu jest bezskuteczna, nie wywołuje zamierzonych skutków prawnych. Późniejsze potwierdzenie pisemne takiej nieformalnej umowy nie prowadzi do jej konwalidacji". Należy wskazać, że dozwolone będzie zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego w formie elektronicznej, tj. poprzez złożenie zgodnych oświadczeń woli, przez strony kontraktu, w postaci elektronicznej, opatrzonych kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi. Natomiast, w ocenie Autora odpowiedzi, niezgodne z art. 139 ust. 2 p.z.p., a w konsekwencji niedopuszczalne, byłoby określenie przez zamawiającego, że zawarcie umowy musi bezwzględnie nastąpić w formie elektronicznej. Dopuszczalna będzie bowiem forma pisemna, do której nawiązuje art. 78 § 1 k.c., stanowiąc, że "Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany". Forma elektroniczna jako równoważna z pisemną może być zastosowana, ale nie może stanowić jedynej dozwolonej.

ODPOWIEDŹ

Pełna treść dostępna po zalogowaniu do LEX