Czy importowane towary można ująć w kosztach na podstawie dowodu zastępczego?

Otrzymaliśmy fakturę za towar (będzie on do celów marketingowych, produkt nie będzie odsprzedawany) wystawioną przez podmiot z USA. Niestety na fakturze nie ma żadnych danych kontrahenta, ani kupującego, jedynie imię i nazwisko pracownika. Dane sprzedającego otrzymaliśmy w mailach od osoby która koordynowała zakup. Podmiot nie zamierza uzupełniać danych na fakturze.

Czy w takim przypadku możemy napisać oświadczenie, że fakturę nabyła firma X od firmy Y i zakwalifikować ją do kosztów?