Czy dowody magazynowe muszą mieć bezwzględnie formę papierową?
PYTANIE
W programie finansowo-księgowym (dalej FK) magazynierzy wystawiają, drukują, a następnie podpisują własnoręcznie dokumenty magazynowe, na podstawie których to wydruków księgowość dokonuje odpowiednich zapisów w ewidencji księgowej. Firma chciałaby odejść od wydruków papierowych, zarówno dokumentów magazynowych, jak i dokumentów typu polecenia księgowania.
Czy jest to możliwe?
Czy musi być to wydruk papierowy z programu potwierdzony własnoręcznym podpisem magazyniera oraz własnoręcznym podpisem księgowej na poleceniu księgowania?
Jakie można przyjąć rozwiązania, żeby móc zrezygnować z wydruków papierowych i podpisów własnoręcznych, żeby dokument magazynowy jak i dokument księgowy (polecenie księgowania) były ważne?
Czy wystarczy wygenerować z programu finansowo-księgowego PDF, gdzie widnieje imię i nazwisko osoby, która utworzyła dany dokument i zapisać ten PDF w programie FK pod danym dokumentem?
Czy nie ma potrzeby generowania PDF ww. dokumentu, gdyż w programie FK zawsze można sprawdzić kto utworzył dany dokument?
Czy wymagane byłoby wygenerowanie z programu finansowo-księgowego PDF dokumentu, opatrzenie takiego dokumentu podpisem elektronicznym i zapisanie podpisanego PDF w programie FK pod danym dokumentem?
Jeżeli tak, to czy do podpisów PDF dokumentów magazynowych oraz poleceń księgowania firma może użyć wewnętrznych podpisów cyfrowych (wystawionych przez firmową usługę certyfikacji i poświadczania tożsamości) czy musi używać podpisu kwalifikowanego?
Czy forma elektroniczna odręcznego podpisu (faksymile) osadzona na dokumencie jest akceptowana?
ODPOWIEDŹ
Pełna treść dostępna po zalogowaniu do LEX