Czy dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy powinna być prowadzona oddzielnie dla każdego pracownika?
PYTANIE
Czy przez "prowadzenie oddzielnie dla każdego pracownika" należy rozumieć, że każdy pracownik w zakresie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy powinien mieć założoną teczkę podobnie jak akta osobowe?
Proszę o zweryfikowanie okresów archiwizacji dokumentów dla poszczególnych grup pracowników:
1) dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy oraz urlopy wypoczynkowe:
a) zatrudnieni przed 1.01.2019 r.:
- dokumenty wytworzone przed 1.01.2019 r. powinny być już usunięte (zgodnie z 3-letniem okresem przedawnienia roszczeń pracowniczych),
- dokumenty wytworzone od 1.01.2019 r. – jak wyżej, z wyjątkiem kart ewidencji czasu pracy,
b) zatrudnieni od 1.01.2019 r. – przechowywanie 10 lat od końca roku, w którym nastąpiło rozwiązanie stosunku pracy;
2) zbiorcze plany urlopów wypoczynkowych – przechowywane 3 lata, zgodnie z okresem przedawnienia roszczeń pracowniczych – niezależnie od daty zatrudnienia;
3) karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń:
a) zatrudnieni przed 1.01.2019 r.:
- dokumenty wytworzone przed 1.01.2019 r. – przechowywane przez 50 lat od dnia wytworzenia czy dnia ustania zatrudnienia,
- dokumenty wytworzone od 1.01.2019 r. – przechowywane przez 50 lat od końca roku w którym nastąpiło ustanie zatrudnienia,
b) zatrudnieni od 1.01.2019 r.– przechowywanie 10 lat od końca roku, w którym nastąpiło ustanie zatrudnienia;
4) dokumenty źródłowe stanowiące podstawę wypłaty wynagrodzenia zgodnie z wewnętrznymi regulacjami – przechowywane 3 lata, zgodnie z okresem przedawnienia roszczeń pracowniczych – niezależnie od daty zatrudnienia.
ODPOWIEDŹ
Pełna treść dostępna po zalogowaniu do LEX