Czy dokumentacja pracownicza może być prowadzona częściowo w formie papierowej, a częściowo w formie elektronicznej?
PYTANIE
Jednostka organizacyjna samorządu wojewódzkiego prowadzi akta osobowe pracownika w formie papierowej, która jest podstawowym sposobem dokumentowania spraw. W związku z pracą zdalną pisma z informacją o przyznanej nagrodzie pracownikowi i jej wysokości zostały podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, który wg. prawa jest równoważy z podpisem odręcznym. W celu odłożenia "informacji o nagrodzie" do akt osobowych, dokument został wydrukowany oraz opatrzony informacją o ważności podpisu elektronicznego "podpis elektroniczny zweryfikowany w dniu [data], wynik weryfikacji: ważny/nieważny/brak możliwości weryfikacji" wraz z czytelnym podpisem osoby sporządzającej wydruk.
Czy zamiana dokumentu elektronicznego na papierowy poprzez wydruk dokumentu i opatrzenie go informacją o ważności podpisu, a następnie odłożenie go do akt osobowych prowadzonych w postaci papierowej jest wystarczającym działaniem z punktu widzenia zgodności z przepisami o formie prowadzenia dokumentacji pracowniczej?
Czy dopuszczalna jest zamiana z formy elektronicznej na papierową pojedynczych pism kadrowych oraz przechowywanie ich tylko w formie uwierzytelnionego wydruku?
Czy naturalny dokument elektroniczny z podpisem kwalifikowanym należy przechowywać, czy też, skoro mamy jego wydrukowaną i uwierzytelnioną treść w formie papierowej nie ma takiej konieczności?
ODPOWIEDŹ
Pełna treść dostępna po zalogowaniu do LEX