Czy dokumentacja pracownicza może być prowadzona częściowo w formie papierowej, a częściowo w formie elektronicznej?

Pytania i odpowiedzi
Status:  Nieaktualne, stan prawny na: 25 kwietnia 2023 r.
Autor odpowiedzi: Pietruszyńska Katarzyna
Odpowiedzi udzielono: 29 lipca 2022 r.

PYTANIE

Jednostka organizacyjna samorządu wojewódzkiego prowadzi akta osobowe pracownika w  formie papierowej, która jest podstawowym sposobem dokumentowania spraw. W związku z pracą zdalną pisma z informacją o przyznanej nagrodzie pracownikowi i jej wysokości zostały podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, który wg. prawa jest równoważy z podpisem odręcznym. W  celu odłożenia "informacji o nagrodzie" do akt osobowych, dokument został wydrukowany oraz opatrzony informacją o ważności podpisu elektronicznego "podpis elektroniczny zweryfikowany w dniu [data], wynik weryfikacji: ważny/nieważny/brak możliwości weryfikacji" wraz z czytelnym podpisem osoby sporządzającej wydruk.

Czy zamiana dokumentu elektronicznego na papierowy poprzez wydruk dokumentu i  opatrzenie go informacją o ważności podpisu, a następnie odłożenie go do akt osobowych prowadzonych w postaci papierowej jest wystarczającym działaniem z punktu widzenia zgodności z przepisami o formie prowadzenia dokumentacji pracowniczej?

Czy dopuszczalna jest zamiana z formy elektronicznej na papierową pojedynczych pism kadrowych oraz przechowywanie ich tylko w formie uwierzytelnionego wydruku?

Czy naturalny dokument elektroniczny z podpisem kwalifikowanym należy przechowywać, czy też, skoro mamy jego wydrukowaną i uwierzytelnioną treść w formie papierowej nie ma takiej konieczności?

ODPOWIEDŹ

Pełna treść dostępna po zalogowaniu do LEX