Czy diety i ryczałty za nocleg stanowiły koszty podatkowe w miesiącu styczniu, skoro pracownik rozlicza się z delegacji w miesiącu styczniu?

Pracownicy spółki (kierowcy samochodów ciężarowych), świadczącej usługi transportowe, rozliczają delegacje zagraniczne. Rozliczenia delegacji dotyczących danego miesiąca są przedkładane do akceptacji prezesa spółki dopiero w miesiącu kolejnym. Oprócz diet i ryczałtów za nocleg pracownicy przedkładają również inne rachunki z zagranicy, za które zapłacili gotówką. Wśród tych rachunków pojawiają się paragony za parking, paragony za paliwo oraz faktury wystawione na spółkę za usługi związane np. z wymianą oleju, czy montażem urządzeń OBU w samochodach ciężarowych (posiadających przecież konkretna datę wystawienia) - wszystkie opłacone przez pracownika gotówką. Spółka ma wątpliwości, jaki kurs powinna zastosować do ujęcia powyższych wydatków w koszty podatkowe, biorąc pod uwagę, że pracownik odbył podróż służbową w okresie od 7 grudnia 2015 r. do 24 grudnia 2015 r., otrzymał zaliczkę na poczet podróży w dniu 14 grudnia 2015 r. (w trakcie podróży), a rozlicza się z całej delegacji dopiero w dniu 28 stycznia 2016 r. (czyli po terminie 7 dni wymaganym dla rozliczenia się z zaliczki zgodnie z rozporządzeniem w sprawie podróży służbowych).

Czy ustalony jednolity kurs dla diety i ryczałtu za nocleg należałoby zastosować również w stosunku do pozostałych paragonów za parking opłaconych przez pracownika gotówką i faktury, o których mowa w pytaniu (także tych wystawionych na spółkę np. za wymianę oleju)?

Czy raczej spółka powinna zastosować odrębny kurs dla każdego dokumentu z osobna?

Czy będą one wszystkie stanowiły koszty podatkowe w miesiącu styczniu, skoro pracownik rozlicza się z delegacji w miesiącu styczniu?

Czy raczej należałoby odrębnie potraktować dietę i ryczałt za nocleg, tj. ująć je w kosztach stycznia 2016, zaś paragony i faktura z racji, że są wystawione z datą grudniową winny być ujęte w grudniu?