Czy dana komórka merytoryczna może przechowywać kopie już przekazanej do archiwum zakładowego dokumentacji do momentu przekazania ich do wybrakowania?

Administrator jest podmiotem publicznym, który zgodnie z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach ma obowiązek archiwizowania wytworzonej dokumentacji. Dokumenty z poszczególnych komórek merytorycznych są przekazywane do archiwum zakładowego, zgodnie z przypisaną kategorią archiwalną z jednolitego rzeczowego wykazu akt i przechowywane przez określony w tej kategorii czas. Po upływie tego czasu podlegają one brakowaniu i niszczeniu. W związku z powyższym, czy dana komórka merytoryczna może przechowywać kopie już przekazanej do archiwum zakładowego dokumentacji do momentu przekazania ich do wybrakowania?

Czy jednak po przekazaniu dokumentów do archiwum ma ona obowiązek usunięcia wszelkich ich kopii, np. skanów przechowywanych w komputerze, kopii dokumentów papierowych zawierających dane osobowe?