Czy ciąży na nas obowiązek sporządzenia informacji ORD-U i sporządzania deklaracji INTRASTAT, jeśli pomimo zachowania należytej staranności, nie uzyskaliśmy informacji, że niemiecka spółka posiada w Polsce przedsiębiorstwo, oddział lub przedstawicielstwo?

Nasza spółka z o.o. jest czynnym podatnikiem VAT (podstawowa stawka VAT, VAT UE). W ubiegłym roku po raz pierwszy dokonaliśmy transakcji z dostawcami z Niemiec, z którymi nie mamy żadnych powiązań kapitałowych. Jedna z nich – jednorazowa- dotyczyła zakupu od niemieckiej spółki GmbH maszyny do produkcji mieszanek. Maszyna była dostarczona do Polski przez dostawcę niemieckiego i wymagała specjalistycznego montażu w Polsce. Transakcja ta nie była traktowana jako WDT w świetle przepisów o VAT, tylko została opodatkowana jako dostawa krajowa, a tym samym nie została sporządzona informacja podsumowująca. Faktura za dostarczoną i zmontowaną w Polsce maszynę była wystawiona w sierpniu 2015 r. na kwotę w przeliczeniu na PLN - 7.000.000 zł, a protokół zakończenia montażu przez dostawcę miał datę 7 września 2015 r. W przypadku tej transakcji mamy wątpliwości co do obowiązków sporządzenia informacji ORD-U oraz deklaracji INTRASTAT. Nie mamy pewnych informacji czy dostawca niemiecki (nierezydent) posiada w Polsce oddział, natomiast wiemy, że dostawca niemiecki w jakiś sposób jest powiązany czy też wchodzi do dużej grupy międzynarodowej mającej siedzibę w Niemczech. Sprawdziliśmy w KRS, iż w Polsce prowadzi działalność spółka z o.o. posiadająca polski i unijny NIP, od której to czasem dokonujemy zakupów krajowych, a której udziały w całości należą do grupy do której najprawdopodobniej należy również nasz dostawca.

Czy w świetle powyższego - ciąży na nas obowiązek sporządzenia informacji ORD-U i sporządzania deklaracji INTRASTAT?

W uzupełnieniu dodam, iż od drugiego dostawcy niemieckiego nabywamy towary w cyklach miesięcznych. W 2015 r. transakcje były na kwotę ok. 100.000 zł, a tym roku szacujemy, że będą w kwocie ok. 900.000 zł.