Czy aby dokonać spisania przedawnionych należności i zobowiązań w księgach handlowych konieczny jest jakiś oficjalny dokument podpisany przez Zarząd?

Spółka "X" ma przedawnione należności od spółki "Y" oraz przedawnione zobowiązanie także od Spółki "Y" (kaucja do umowy najmu). Spółka "X" chce spisać przedawnione należności i zobowiązanie.

Czy aby dokonać spisania przedawnionych należności i zobowiązań w księgach handlowych konieczny jest jakiś oficjalny dokument podpisany przez Zarząd? Jeśli tak, co powinien on zawierać? Czy może wystarczy potwierdzenie mailowe od osoby zajmującej się finansami Spółki (np. dyrektor finansowy, asset manager)?