Co powinien zrobić zamawiający w sytuacji, w której wykonawca nie jest w stanie zrealizować umowy w terminie, przez co zamawiający nie będzie miał możliwości wykorzystania środków zewnętrznych w wyznaczonym na realizację terminie?

Pytanie związane z brakiem realizacji umowy i możliwością zakupu przedmiotu zamówienia u innego dostawcy i obciążeniem wykonawcy, z którym była zawarta umowa. Zamawiający zawarł umowę w trybie art. 275 ust. 1 p.z.p. w dniu 01.06.2022 r. na kwotę ok. 500.000 zł na dostawę ambulansu kompleksowego z zabudową i wyposażeniem. Termin realizacji umowy wyznaczony był do 10.11.2022 r. Umowa zawiera informację, że zakup jest całkowicie dofinansowany ze środków zewnętrznych z informacją, że zamawiający jest zobowiązany do wykorzystania środków do 30.11.2022 r. Wykonawca poinformował zamawiającego pismem, że nie jest w stanie zrealizować umowy w terminie, z przyczyn od niego niezależnych (problem z dostępnością pojazdu bazowego, ze względu na brak komponentów na rynku). Realny termin realizacji zdaniem wykonawcy to marzec 2023 r. Z wiedzy zamawiającego nie ma możliwości wykorzystania środków zewnętrznych w tym terminie. Środki przepadną. Realny termin (po jego przesunięciu) na wykorzystanie środków to 31.12.2022 r. Kary umowne wynikające z braku realizacji zawartej umowy są niewspółmierne do straconych środków zewnętrznych. Ponadto, gdyby realizacja przypadła na marzec 2023 r. zamawiający musiałby pokryć całość ze swoich środków, a niestety takowych nie posiada.

Czy w tak opisanym przypadku w celu zachowania i wykorzystania środków zewnętrznych jest możliwość kupienia ambulansu u innego wykonawcy bez ogłoszenia nowego postępowania i obciążenia różnicą wykonawcy, z którym została zawarta umowa?

Pierwotnie w umowie takiego zapisu nie ma. Chodzi o przypadek, gdy strony wprowadziłyby taki zapis aneksem do umowy. Zapis taki byłby korzystny dla obu stron. Zamawiający nie straciłby środków na dofinansowanie, na czym zamawiającemu bardzo zależy, a wykonawca pokryłby różnicę wynikającą z ceny u innego dostawcy i byłaby to kwota zapewne mniejsza niż kwota wynikająca z naliczenia kar umownych przez zamawiającego.