Procedury
Status: Aktualna
Wersja od: 24 czerwca 2020 r.
Autor:

Zmiana umowy z powodu okoliczności związanych z epidemią COVID-19

Zmiana umowy z powodu okoliczności związanych z epidemią COVID-19

Zmiana umowy z powodu okoliczności związanych z epidemią COVID-19

W dniu 31.03.2020 r. dokonano ustawą z 31.03.2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 568 ze zm.) zmiany ustawy z 2.03.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. poz. 374) – dalej u.k., w celu umożliwienia dokonywania zmian w umowach w sprawie zamówienia publicznego z powodu wpływu okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19 na należyte wykonanie tych umów.

Ustawa o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych po zmianach w art. 15r przewiduje możliwość dostosowania treści łączącego strony stosunku prawnego do zmian warunków społeczno-gospodarczych wywołanych przez COVID-19.

W celu dostosowania umowy do nowej sytuacji rynkowej ww. ustawa określa procedurę postępowania, która musi poprzedzić ustalenie warunków ewentualnego aneksu i jego zawarcie. Jednocześnie art. 15r ust. 4 u.k. stanowi, że zamawiający, po stwierdzeniu, że okoliczności związane z wystąpieniem COVID-19, o których mowa w ustawie mogą wpłynąć lub wpływają na należyte wykonanie umowy, może w uzgodnieniu z wykonawcą dokonać zmiany umowy, o której mowa w art. 144 ust. 1 pkt 3 ustawy z 29.01.2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 1843) –, w szczególności przez: zmianę terminu wykonania umowy lub jej części, lub czasowe zawieszenie wykonywania umowy lub jej części; zmianę sposobu wykonywania dostaw, usług lub robót budowlanych; zmianę zakresu świadczenia wykonawcy i odpowiadającą jej zmianę wynagrodzenia wykonawcy – o ile wzrost wynagrodzenia spowodowany każdą kolejną zmianą nie przekroczy 50% wartości pierwotnej Umowy.

Kolejnej zmiany u.k. dokonano w art. 77 ustawy z 19.06.2020 r. o dopłatach do oprocentowania kredytów bankowych udzielanych przedsiębiorcom dotkniętym skutkami COVID-19 oraz o uproszczonym postępowaniu o zatwierdzenie układu w związku z wystąpieniem COVID-19 (Dz.U. poz. 1086), w art. 15r:

a) w ust. 4 wprowadzenie do wyliczenia otrzymuje brzmienie:

„Zamawiający, po stwierdzeniu, że okoliczności związane z wystąpieniem COVID-19, o których mowa w ust. 1, wpływają na należyte wykonanie umowy, o której mowa w ust. 1, w uzgodnieniu z wykonawcą dokonuje zmiany umowy, o której mowa w art. 144 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych, w szczególności przez:”,

b) po ust. 4 dodaje się ust. 4a w brzmieniu:

„4a. W przypadku stwierdzenia, że okoliczności związane z wystąpieniem COVID-19, o których mowa w ust. 1, mogą wpłynąć na należyte wykonanie umowy, o której mowa w ust. 1, zamawiający, w uzgodnieniu z wykonawcą, może dokonać zmiany umowy zgodnie z ust. 4".

Krok: wystąpienie przyczyny związanej z COVID wymagającej zmiany umowy

Strony umowy w sprawie zamówienia publicznego, niezwłocznie, wzajemnie informują się o wpływie okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19 na należyte wykonanie tej umowy, o ile taki wpływ wystąpił lub może wystąpić.

Powyższy obowiązek informacyjny dotyczy wyłącznie okoliczności, które mają lub mogą mieć w przyszłości wpływ na realizację konkretnego zamówienia. Nie obejmuje on tym samym zdarzeń o charakterze generalnym, powszechnym, co prawda związanych z występowaniem COVID-19, lecz nieoddziałujących negatywnie na proces wykonania danego zamówienia.

Krok: zgłoszenie wniosku o zmianę umowy

Wykonawca lub zamawiający, jako strony umowy w sprawie zamówienia publicznego, niezwłocznie, wzajemnie informują się o wpływie okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19 na należyte wykonanie tej umowy, o ile taki wpływ wystąpił lub może wystąpić. Jeżeli zatem nie jest możliwe należyte wykonanie umowy, strona umowy powinna poinformować drugą stronę umowy o takiej sytuacji. Strony umowy potwierdzają ten wpływ, dołączając do tej informacji oświadczenia lub dokumenty, które to potwierdzają w szczególności dotyczące:

1) nieobecności pracowników lub osób świadczących pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, które uczestniczą lub mogłyby uczestniczyć w realizacji zamówienia;

2) decyzji wydanych przez Głównego Inspektora Sanitarnego lub działającego z jego upoważnienia państwowego wojewódzkiego inspektora sanitarnego, w związku z przeciwdziałaniem COVID-19, nakładających na wykonawcę obowiązek podjęcia określonych czynności zapobiegawczych lub kontrolnych;

3) poleceń wydanych przez wojewodów lub decyzji wydanych przez Prezesa Rady Ministrów związanych z przeciwdziałaniem COVID-19, o których mowa w ustawie z 2.03.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. poz. 374) – dalej u.k.;

4) wstrzymania dostaw produktów, komponentów produktu lub materiałów, trudności w dostępie do sprzętu lub trudności w realizacji usług transportowych;

5) okoliczności, o których mowa w pkt 1–4, w zakresie, w jakim dotyczą one podwykonawcy lub dalszego podwykonawcy.

Krok: przyjęcie wniosku

Zamawiający, mając na uwadze konieczność zapewnienia sprawnej realizacji zamówienia, powinien rozpatrzyć złożony przez wykonawcę wniosek możliwie bez zbędnej zwłoki. Strona umowy w terminie 14 dni od dnia ich otrzymania, przekazuje drugiej stronie swoje stanowisko, wraz z uzasadnieniem, odnośnie wpływu okoliczności związanych z COVID-19 na należyte wykonanie umowy. Jeżeli strona umowy otrzymała kolejne oświadczenia lub dokumenty, termin liczony jest od dnia ich otrzymania.

Krok: rozpatrzenie wniosku

Zamawiający zgodnie z przepisem art. 15r ust. 4 u.k., jeśli stwierdzi, iż okoliczności związane z wystąpieniem COVID-19 mogą wpłynąć na należyte wykonanie umowy, może w uzgodnieniu z wykonawcą dokonać zmiany umowy. Jeżeli jednak stwierdzi, że okoliczności wpływają na należyte wykonanie umowy, musi dokonać zmiany umowy.

Krok: czy wniosek zasługuje na uwzględnienie?

Zamawiający musi dokonać analizy zarówno powodów złożenia przez wykonawcę wniosku, jak również przedstawionych oświadczeń lub dokumentów. W przypadku nieprzedstawienia oświadczeń i dokumentów, druga strona umowy nie będzie miała obowiązku wzywania do ich uzupełnienia. Natomiast, jeżeli załączone oświadczenia i dokumenty będą niewystarczające do dokonania oceny wpływu okoliczności związanych z COVID-19 na możliwość należytego wykonania umowy, strona umowy zobowiązana do dokonania oceny będzie uprawniona do żądania przedstawienia dodatkowych oświadczeń lub dokumentów. Możliwe będzie również dokonanie samouzupełnienia oświadczeń i dokumentów.

Krok: brak wyrażenia zgody na zmianę umowy

Jeżeli w wyniku oceny przedstawionych oświadczeń lub dokumentów nie zostanie potwierdzony wpływ COVID-19 na realizację umowy, zamawiający nie wyraża zgody na jej zmianę.

Krok: badanie która z okoliczności zmiany zachodzi

Zamawiający bada na podstawie informacji otrzymanych od wykonawcy i złożonych wraz z tymi informacjami oświadczeniami, która z okoliczności związanych z COVID-19 zaistniała i czy miała lub mogła mieć wpływ na należyte wykonanie umowy, czy były to:

1) nieobecności pracowników lub osób świadczących pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, które uczestniczą lub mogłyby uczestniczyć w realizacji zamówienia;

2) decyzje wydane przez Głównego Inspektora Sanitarnego lub działającego z jego upoważnienia państwowego wojewódzkiego inspektora sanitarnego, w związku z przeciwdziałaniem COVID-19, nakładających na wykonawcę obowiązek podjęcia określonych czynności zapobiegawczych lub kontrolnych;

3) polecenia wydane przez wojewodów lub decyzje wydane przez Prezesa Rady Ministrów związane z przeciwdziałaniem COVID-19, o których mowa w art. 11 ust. 12 u.k.;

4) wstrzymanie dostaw produktów, komponentów produktu lub materiałów, trudności w dostępie do sprzętu lub trudności w realizacji usług transportowych;

5) okoliczności, o których mowa w pkt 1–4, w zakresie, w jakim dotyczą one podwykonawcy lub dalszego podwykonawcy.

Krok: nieobecność pracowników

Zamawiający w uzgodnieniu z wykonawcą dokonuje zmiany umowy, jeżeli wykonawca przedstawi oświadczenia lub dokumenty, z których wynika, że nieobecność pracowników lub osób świadczących pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, które uczestniczą lub mogłyby uczestniczyć w realizacji zamówienia, miała wpływ na należyte wykonanie umowy. Jeżeli jednak z tych dokumentów wynika, że ten wpływ jest możliwy w przyszłości, zamawiający może odmówić podpisania aneksu.

Takimi dowodami wraz z oświadczeniami lub dokumentami mogą być wyjazdy pracowników zagranicznych, zamknięcia placówek, do których uczęszczają dzieci, zwolnienia pracowników od wykonywania pracy z powodu konieczności osobistego sprawowania opieki nad osobą legitymującą się orzeczeniem o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności do ukończenia 18 lat albo orzeczeniem o niepełnosprawności, kwarantanna osób mających kontakt z zakażonymi i inne. Dodatkowo wykonawca przekazujący stosowne informacje będzie zobowiązany potwierdzić istnienie wpływu tej okoliczności na należyte wykonanie umowy. W tym celu możliwe jest posłużenie się oświadczeniami (własnymi lub osób trzecich) lub dokumentami, w tym dokumentami w postaci elektronicznej (np. wiadomością e-mail).

Krok: decyzje GIS

Zamawiający w uzgodnieniu z wykonawcą musi wyrazić zgodę na dokonanie zmiany umowy, jeżeli wykonawca przedstawi oświadczenia lub dokumenty, z których wynika, że wobec wykonawcy zostały wydane decyzje przez Głównego Inspektora Sanitarnego lub działającego z jego upoważnienia państwowego wojewódzkiego inspektora sanitarnego, w związku z przeciwdziałaniem COVID-19, nakładające na niego obowiązek podjęcia określonych czynności zapobiegawczych lub kontrolnych, np. zamknięcie budowy na okres kwarantanny.

Dodatkowo wykonawca będzie zobligowany wykazać istnienie związku pomiędzy okolicznościami wywołanymi COVID-19 a niemożliwością należytego wykonania danej umowy.

Jeżeli jednak z tych dokumentów wynika, że ten wpływ jest możliwy w przyszłości, zamawiający może odmówić podpisania aneksu.

Krok: polecenia wojewodów

Zamawiający w uzgodnieniu z wykonawcą dokonuje zmiany umowy, jeżeli wykonawca przedstawi oświadczenia lub dokumenty, z których wynika, że polecenia wydane przez wojewodów lub decyzje wydane przez Prezesa Rady Ministrów, związane z przeciwdziałaniem COVID-19, miały wpływ na należyte wykonanie umowy. Czyli musi wykazać istnienie związku pomiędzy okolicznościami wywołanymi COVID-19 a niemożliwością należytego wykonania danej umowy.

Jeżeli jednak z tych dokumentów wynika, że ten wpływ jest możliwy w przyszłości, zamawiający może odmówić podpisania aneksu.

Krok: wstrzymanie dostaw lub usług

Zamawiający w uzgodnieniu z wykonawcą dokonuje zmiany umowy, jeżeli wykonawca przedstawi oświadczenia lub dokumenty, z których wynika, że wstrzymanie dostaw produktów, komponentów produktu lub materiałów lub trudności w dostępie do sprzętu, lub trudności w realizacji usług transportowych, mają wpływ na należyte wykonanie umowy. Takim powodem mogą być zakłócenia w łańcuchu dostaw. Wykonawca przekazujący stosowne informacje będzie zobowiązany potwierdzić istnienie wpływu tej okoliczności na należyte wykonanie umowy. W tym celu możliwe jest posłużenie się oświadczeniami (własnymi lub osób trzecich) lub dokumentami, w tym dokumentami w postaci elektronicznej (np. wiadomością e-mail).

Jeżeli jednak z tych dokumentów wynika, że ten wpływ jest możliwy w przyszłości, zamawiający może odmówić podpisania aneksu

Krok: podwykonawcy

Zamawiający w uzgodnieniu z wykonawcą dokonuje zmiany umowy, jeżeli wykonawca przedstawi oświadczenia lub dokumenty, z których wynika, że konieczne jest dokonanie zmiany umowy, wynikające z okoliczności związanych z COVID-19, które zaistniały wobec jego podwykonawcy lub dalszego podwykonawcy. Mogą to być przykładowo okoliczności wynikające z:

1) nieobecności pracowników lub osób świadczących pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, które uczestniczą lub mogłyby uczestniczyć w realizacji zamówienia;

2) decyzji wydanych przez Głównego Inspektora Sanitarnego lub działającego z jego upoważnienia państwowego wojewódzkiego inspektora sanitarnego, w związku z przeciwdziałaniem COVID-19, nakładających na wykonawcę obowiązek podjęcia określonych czynności zapobiegawczych lub kontrolnych;

3) poleceń wydanych przez wojewodów lub decyzji wydanych przez Prezesa Rady Ministrów związanych z przeciwdziałaniem COVID-19;

4) wstrzymania dostaw produktów, komponentów produktu lub materiałów, trudności w dostępie do sprzętu lub trudności w realizacji usług transportowych.

Wykonawca przekazujący stosowne informacje będzie zobowiązany potwierdzić istnienie wpływu tej okoliczności na należyte wykonanie umowy. W tym celu możliwe jest posłużenie się oświadczeniami (własnymi lub osób trzecich) lub dokumentami, w tym dokumentami w postaci elektronicznej (np. wiadomością e-mail).

Jeżeli jednak z tych dokumentów wynika, że ten wpływ jest możliwy w przyszłości, zamawiający może odmówić podpisania aneksu.

Krok: wyrażenie zgody na zmianę umowy

Jeżeli w wyniku oceny przedstawionych oświadczeń lub dokumentów potwierdzony zostanie wpływ COVID-19 na realizację umowy, zamawiający wyraża zgodę na jej zmianę. Decyzja odnośnie zmiany umowy powinna być podjęta w oparciu o wszechstronną analizę stanu faktycznego i prawnego danej sprawy. Regulacja, stwarzając stronom możliwość zmiany warunków wykonania umowy, tak aby dostosować je do aktualnych okoliczności spowodowanych COVID-19, ma w swym założeniu umożliwiać kontynuowanie realizacji zamówień publicznych.

Jeżeli jednak z tych dokumentów wynika, że ten wpływ jest możliwy w przyszłości, zamawiający może odmówić podpisania aneksu.

Krok: zawiadomienie o odmowie zgody na zmianę umowy

Zamawiający zawiadamia wykonawcę o braku wyrażenia zgody na zmianę osoby podając uzasadnienie. Zamawiający, po stwierdzeniu, że okoliczności związane z wystąpieniem COVID-19, które przedstawił wykonawca nie mogły wpłynąć lub nie wpływają lub dopiero mogą wpłynąć na należyte wykonanie umowy, nie wyraża zgody na zmianę umowy.

Krok: zawiadomienie o wyrażeniu zgody na zmianę umowy

Zamawiający powiadamia wykonawcę o wyrażeniu zgody na zmianę umowy.

Krok: przyjęcie stanowiska zamawiającego

Wykonawca po otrzymaniu stanowiska zamawiającego zapoznaje się z nim.

Krok: czy można dokonać zmiany umowy?

Po otrzymaniu stanowiska zamawiającego, wykonawca musi postąpić w zgodzie z jego treścią.

Krok: zmiana umowy

Zgoda zamawiającego oznacza, iż wykonawca może przedstawić projekt aneksu zmieniającego umowę do podpisu stron. Aneks może dotyczyć zmiany terminu wykonania umowy lub jej części, lub czasowe zawieszenie wykonywania umowy lub jej części, zmianę sposobu wykonywania dostaw, usług lub robót budowlanych, zmianę zakresu świadczenia wykonawcy i odpowiadającą jej zmianę wynagrodzenia wykonawcy – o ile wzrost wynagrodzenia spowodowany każdą kolejną zmianą nie przekroczy 50% wartości pierwotnej umowy.

Zamawiający, po stwierdzeniu zgodności projektu aneksu z wcześniej przedstawionym wnioskiem i jego uzasadnieniem, dokonuje zmiany umowy, o której mowa w art. 144 ust. 1 pkt 3 ustawy z 29.01.2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 1843).

Krok: przedstawienie innej okoliczności zmiany umowy

Wykonawca w przypadku odmowy zmiany umowy na podstawie przedstawionego wniosku może wystąpić do zamawiającego z nowym wnioskiem w oparciu o inne okoliczności związane z COVID-19. Jeżeli w oparciu o niniejszą procedurę okoliczności się potwierdzą, strony dokonują zmiany umowy.

Krok: kontynuacja umowy bez zmian

Wykonawca po uzyskaniu odmowy zmiany umowy poprzez zamawiającego realizuje umowę na dotychczasowych warunkach.