Procedury
Status: Aktualna
Wersja od: 31 marca 2020 r.
Autor:

Zmiana umowy o podwykonawstwo z powodu okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19

Zmiana umowy o podwykonawstwo z powodu okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19

Zmiana umowy o podwykonawstwo z powodu okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19

W dniu 31.03.2020 r. dokonano ustawą z 31.03.2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 568 ze zm.) zmiany ustawy z 2.03.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. poz. 374) – dalej u.k., w celu umożliwienia dokonywania zmian w umowach w sprawie zamówienia publicznego z powodu wpływu okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19 na należyte wykonanie tych umów.

Jak wskazano w uzasadnieniu do zmiany ustawy, zmiana warunków wykonania umowy zawartej między zamawiającym a wykonawcą z uwagi na okoliczności spowodowane wystąpieniem COVID-19 nie powinna pozostawać bez wpływu na podwykonawców i dalszych podwykonawców zamówienia, o ile dotyczy ona części zamówienia powierzonej do wykonania takiemu podwykonawcy lub dalszemu podwykonawcy. Podwykonawcy, którymi często są przedsiębiorcy z sektora małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP), powinni mieć możliwość co najmniej takiej zmiany umowy łączącej ich z wykonawcą, która odpowiadałaby ustaleniom dokonanym wcześniej przez zamawiającego i wykonawcę.

W związku z powyższym, w przepisach wprost wskazano, że w przypadku dokonania zmiany umowy pomiędzy zamawiającym a wykonawcą, jeżeli zmiana ta obejmuje część zamówienia powierzoną do wykonania podwykonawcy, wykonawca i podwykonawca obowiązani są do uzgodnienia odpowiedniej zmiany łączącej ich umowy. Ustalona zmiana powinna zapewniać, że warunki wykonania przez podwykonawcę umowy łączącej go z wykonawcą nie będą mniej korzystne niż warunki wykonania umowy zmienionej przez zamawiającego i wykonawcę. Nowe przepisy przewidują, że analogiczny mechanizm znajdzie zastosowanie również w przypadku umowy zawartej między podwykonawcą a dalszym podwykonawcą.

Wykonawca i podwykonawca, po stwierdzeniu, że okoliczności związane z wystąpieniem COVID-19 mogą wpłynąć lub wpływają na należyte wykonanie łączącej ich umowy, która jest związana z wykonaniem zamówienia publicznego lub jego części, uzgadniają odpowiednią zmianę tej umowy, w szczególności mogą zmienić termin wykonania umowy lub jej części, czasowo zawiesić wykonywanie umowy lub jej części, zmienić sposób wykonywania umowy lub zmienić zakres wzajemnych świadczeń.

Krok: zamawiający zawiera aneks do umowy z wykonawcą

W przypadku dokonania zmiany umowy pomiędzy zamawiającym a wykonawcą, jeżeli zmiana ta obejmuje część zamówienia powierzoną do wykonania podwykonawcy, zamawiający powinien sprawdzić, czy odpowiednia zmiana została dokonana pomiędzy wykonawca a podwykonawcą. Następuje to w szczególności z przypadku, gdy wykonawca jako uzasadnienie podpisania aneksu podał okoliczności dotyczące podwykonawcy lub dalszego podwykonawcy.

Zmiana warunków wykonania umowy zawartej między zamawiającym a wykonawcą z uwagi na okoliczności spowodowane wystąpieniem COVID-19 nie powinna pozostawać bez wpływu na podwykonawców i dalszych podwykonawców zamówienia, o ile dotyczy ona części zamówienia powierzonej do wykonania takiemu podwykonawcy lub dalszemu podwykonawcy. Nowe przepisy stosuje się także do umowy zawartej między podwykonawcą a dalszym podwykonawcą.

Krok: badanie czy został zawarty aneks pomiędzy wykonawcą a podwykonawcą

Zamawiający dokonuje kontroli, czy wykonawca i podwykonawca uzgodnili odpowiednią zmianę łączącej ich umowy, w przypadku gdy pomiędzy zamawiającym a wykonawcą doszło do zawarcia aneksu zmieniającego umowę zgodnie z przepisami ustawy z 2.03.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. poz. 374) – dalej u.k.

Krok: zakończenie kontroli

Jeżeli nie zachodzą okoliczności obligujące wykonawcę do zawarcia aneksu do umowy z podwykonawcą, gdyż zmiana umowy pomiędzy zamawiającym a wykonawcą nie została dokonana w oparciu o przepisy ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, zamawiający nie dokonuje kontroli lub odstępuje od już rozpoczętej

Krok: czy istnieje potrzeba zawarcia aneksu?

Zamawiający dokonuje kontroli, czy pomiędzy zamawiającym a wykonawcą doszło do zawarcia aneksu zmieniającego umowę zgodnie z przepisami ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 i zmiana umowy obejmuje część zamówienia powierzoną do wykonania podwykonawcy. Jeżeli tak, sprawdza czy wykonawca i podwykonawca uzgodnili odpowiednią zmianę łączącej ich umowy, w przypadku gdy pomiędzy zamawiającym a wykonawcą doszło do zawarcia aneksu zmieniającego umowę zgodnie z przepisami ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19.

Krok: czy zaistniały przesłanki związane z COVID-19?

Jeżeli powodem zmiany umowy były okoliczności związane z wpływem COVID-19 na należyte wykonanie umowy i dotyczyły one części obejmującej część zamówienia powierzoną do wykonania podwykonawcy, w szczególności dotyczące:

1) nieobecności pracowników lub osób świadczących pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, które uczestniczą lub mogłyby uczestniczyć w realizacji zamówienia;

2) decyzji wydanych przez Głównego Inspektora Sanitarnego lub działającego z jego upoważnienia państwowego wojewódzkiego inspektora sanitarnego, w związku z przeciwdziałaniem COVID-19, nakładających na wykonawcę obowiązek podjęcia określonych czynności zapobiegawczych lub kontrolnych;

3) poleceń wydanych przez wojewodów lub decyzji wydanych przez Prezesa Rady Ministrów związanych z przeciwdziałaniem COVID-19, o których mowa w art. 11 ust. 12 u.k.;

4) wstrzymania dostaw produktów, komponentów produktu lub materiałów, trudności w dostępie do sprzętu lub trudności w realizacji usług transportowych;

5) okoliczności, o których mowa w pkt 1–4 powyżej, w zakresie w jakim dotyczą one podwykonawcy lub dalszego podwykonawcy

– powinno dojść do zawarcia aneksu pomiędzy wykonawcą a podwykonawcą.

Krok: czy zmiany są odpowiednie?

Zamawiający musi sprawdzić, czy zawarto aneks do umowy pomiędzy wykonawcą a podwykonawcą i jaka jest treść tego aneksu. Zamawiający jest zobligowany zweryfikować, czy aneks został zawarty w sposób zapewniający, że warunki wykonania tej umowy przez podwykonawcę nie były mniej korzystne niż warunki wykonania umowy, zmienionej zgodnie z przepisami ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19. W szczególności, czy odpowiednio zmieniono termin wykonania umowy lub jej części, czasowo zawieszono wykonywanie umowy lub jej części, zmieniono sposób wykonywania umowy lub zmieniono zakres wzajemnych świadczeń.

Krok: pismo do wykonawcy

Zamawiający nakazuje wykonawcy zawarcie aneksu do umowy pomiędzy wykonawcą a podwykonawcą w sposób zapewniający, że warunki wykonania tej umowy przez podwykonawcę nie były mniej korzystne niż warunki wykonania umowy, zmienionej zgodnie z przepisami ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19.