Wilbrandt-Gotowicz Martyna, Zmiana sposobu lub formy udostępnienia informacji publicznej

Zmiana sposobu lub formy udostępnienia informacji publicznej

Udostępnienie informacji publicznej na wniosek następuje w sposób i w formie zgodnych z wnioskiem, chyba że środki techniczne, którymi dysponuje podmiot obowiązany, nie umożliwiają udostępnienia informacji zgodnie z wnioskiem (por. art. 14 ust. 1 u.d.i.p.).

Właściwa realizacja wniosku o dostęp do informacji publicznej wymaga precyzyjnego udzielenia informacji na temat zawartych w nim kwestii. Nie chodzi bowiem o udzielenie jakiejkolwiek informacji, ale o przedstawienie jej w takim zakresie i w taki sposób, jaki odpowiada treści żądania (por. wyrok WSA we Wrocławiu z dnia 10 czerwca 2011 r., IV SAB/Wr 45/2011, LEX nr 1103094).

Odstąpienie od żądanego sposobu i formy udostępnienia informacji ma zatem charakter wyjątkowy, musi być zależne od ograniczeń technicznych podmiotu zobowiązanego oraz być powiązane z realizacją określonych wymagań proceduralnych przez ten podmiot. U.d.i.p. nie uprawnia bowiem organu do samodzielnej zmiany formy udostępnienia informacji publicznej, lecz wymaga, by podmiot obowiązany powiadomił wnioskodawcę pisemnie o przyczynach braku możliwości udostępnienia informacji zgodnie z wnioskiem, jak i wskazał w jakiej formie i w jaki sposób informacja może być udostępniona niezwłocznie.

Dopiero brak akceptacji przez wnioskodawcę proponowanej formy i sposobu niezwłocznego udostępnienia informacji może skutkować wydaniem przez podmiot obowiązany decyzji o umorzeniu postępowania o udostępnienie informacji, do której stosuje się przepisy kodeksu postępowania administracyjnego (por. art. 14 ust. 2 i art. 16 u.d.i.p.).

Artykuł 14 u.d.i.p. ma zastosowanie w sytuacji, gdy podmiot obowiązany dojdzie do wniosku, że wyłącznie z przyczyn technicznych (a nie prawnych) nie jest w stanie udostępnić informacji w sposób i w formie zgodnych z wnioskiem (por. wyrok WSA w Warszawie z dnia 11 stycznia 2012 r., VIII SA/Wa 1072/11, LEX nr 1107765).

Sposób udostępnienia informacji oznacza tryb, w jakim wnioskodawca domaga się udzielenia informacji (drogą pocztową, pocztą elektroniczną, przez osobisty odbiór lub wgląd do dokumentów w siedzibie podmiotu obowiązanego). Przez formę udzielenia informacji należy natomiast rozumieć postać, w jakiej wnioskodawca oczekuje jej pozyskania (np. kopia dokumentu lub zapis na elektronicznym nośniku informacji) (por. I. Kamińska, M. Rozbicka-Ostrowska, Ustawa o dostępie do informacji publicznej. Komentarz, Warszawa 2012, s. 195–196).

W świetle art. 12 ust. 2 u.d.i.p. podmiot udostępniający informację publiczną jest obowiązany zapewnić możliwość kopiowania informacji publicznej albo jej wydruk lub przesłania informacji publicznej, albo przeniesienia jej na odpowiedni, powszechnie stosowany nośnik informacji. Oznacza to, że udostępniając informacje podmiot jest zobligowany do posłużenia się jedną z tych właśnie form (por. wyrok WSA w Bydgoszczy z dnia 5 czerwca 2013 r., II SAB/Bd 35/13).

Jednocześnie organ nie może odmówić udostępnienia informacji publicznej w sposób wskazany we wniosku, jeżeli dysponuje środkami technicznymi umożliwiającymi udostępnienie informacji w żądanej formie i w żądany sposób (wyrok WSA w Kielcach z dnia 4 czerwca 2008 r., II SAB/Ke 23/08, LEX nr 516691).

Uzasadnione brakiem środków technicznych może być natomiast np. wskazanie przez organ braku możliwości sporządzenia i przesłania skanów dokumentów przechowywanych wyłącznie w formie papierowej z powodu nieposiadania przez ten podmiot skanera (por. wyrok WSA w Olsztynie z dnia 12 kwietnia 2012 r., II SA/Ol 193/12, LEX nr 1145838).

Jeżeli informacja publiczna nie może być udostępniona w sposób lub w formie określonych we wniosku, podmiot obowiązany do udostępnienia powiadamia pisemnie wnioskodawcę o przyczynach braku możliwości udostępnienia informacji zgodnie z wnioskiem i wskazuje, w jaki sposób lub w jakiej formie informacja może być udostępniona niezwłocznie.

W ramach powiadomienia wnioskodawcy, iż informacja publiczna nie może być udostępniona w sposób lub w formie określonych we wniosku, organ jest zobowiązany do poinformowania wnioskodawcy, że jeżeli w terminie 14 dni od powiadomienia, nie złoży wniosku o udostępnienie informacji w sposób lub w formie wskazanych w powiadomieniu, postępowanie o udostępnienie informacji zostanie umorzone (wyrok WSA w Olsztynie z dnia 1 lipca 2014 r., II SAB/Ol 53/14, LEX nr 1488326).

Wymagane jest zatem, by powiadomienie o przyczynach braku możliwości udostępnienia informacji zgodnie z wnioskiem, ze wskazaniem, w jaki sposób lub w jakiej formie informacja może być udostępniona niezwłocznie, zostało opatrzone rygorem i terminem na jego realizację. Elementy te nie tylko determinują dalsze czynności procesowe podmiotu zobowiązanego, ale świadczą o skuteczności podejmowanego powiadomienia. Powiadomienie należy więc kwalifikować jako czynność materialno-techniczną, zmierzającą bezpośrednio do udzielenia informacji bądź umorzenia postępowania, w zależności od stanowiska strony (wyrok NSA z dnia 9 października 2012 r., I OSK 1682/12, LEX nr 1233164).

Omawiany tryb nie ma zastosowania, jeżeli żądana informacja publiczna została już udostępniona w BIP (wyrok WSA w Lublinie, II SAB/Lu 227/13, LEX nr 1332860) ani w sytuacji, gdy nieudzielenie informacji uzasadnione jest przyczynami natury prawnej, np. przetworzonym charakterem żądanej informacji (por. wyrok WSA w Warszawie z dnia 11 stycznia 2012 r., VIII SA/Wa 1072/11, LEX nr 1107765).