Procedury
Status: Nieaktualna
Wersja od: 21 listopada 2013 r. do: 13 lutego 2015 r.
Autor:

Złożenie oferty w postępowaniu w sprawie zawarcia umowy o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej z NFZ

Złożenie oferty w postępowaniu w sprawie zawarcia umowy o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej z NFZ

Złożenie oferty w postępowaniu w sprawie zawarcia umowy o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej z NFZ

Przedmiotowa procedura określa zasady i warunki złożenia oferty przez oferenta ubiegającego się o zawarcie umowy o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej i to w ramach postępowania wprowadzonego w trybie konkursu ofert lub rokowań. Ramy procedury obejmują czynności następujące po ogłoszeniu postępowania i poprzedzające otwarcie ofert przez komisję konkursową.

Krok: ogłoszenie postępowania

Krok: przygotowanie formularza ofertowego

W celu przygotowania formularza ofertowego oferent ubiegający się o zawarcie umowy o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej zobowiązany jest w pierwszej kolejności do pobrania materiałów niezbędnych do przygotowania oferty wraz z ofertą elektroniczną udostępnionych przez oddział wojewódzki Narodowego Funduszu Zdrowia oraz do zarejestrowania profilu świadczeniodawcy z użyciem Portalu Narodowego Funduszu Zdrowia https://szoi.nfz.poznan.pl/ap-mzwi.

Kolejno, wykorzystując aplikację informatyczną udostępnioną przez Narodowy Fundusz Zdrowia, oferent przygotowuje, na podstawie zapytania ofertowego i danych zawartych w profilu świadczeniodawcy, formularz ofertowy, przez który rozumieć należy pisemną, zunifikowaną część oferty zawierającą ofertę rzeczową i cenową wraz z opisem proponowanego potencjału wykonawczego oferenta i odpowiedziami na pytania ankietowe. Jednocześnie oferent przygotowuje formę elektroniczną formularza ofertowego, czyli ofertę elektroniczną.

Formularz ofertowy zawiera:

– dane identyfikacyjne oferenta;

– wykaz podwykonawców z informacją o umowach podwykonawstwa, w przypadku, gdy w warunkach zawierania umów lub we wzorze umowy dopuszczone jest zlecanie podwykonawcom udzielania świadczeń opieki zdrowotnej, wykaz personelu z opisem kompetencji (oferent obowiązany jest udokumentować gotowość udzielania świadczeń od pierwszego dnia obowiązywania umowy o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej przez każdą z wymienionych w wykazie osób, zaś dokumentem potwierdzającym gotowość udzielania świadczeń jest zawarta z oferentem lub podwykonawcą umowa cywilnoprawna, w szczególności umowa o pracę lub pisemne zobowiązanie do zawarcia jednej z wyżej wskazanych umów);

– wykaz zasobów (w szczególności sprzętu, pojazdów, pomieszczeń);

– wykaz miejsc udzielania świadczeń z danymi identyfikacyjnymi, obejmujący również miejsca udzielania świadczeń podwykonawców;

– ofertę w zakresie liczby i ceny dla przedmiotu postępowania i miejsca udzielania świadczeń (w tym potencjał wykonawczy dla przedmiotu postępowania i miejsca udzielania świadczeń, harmonogram udzielania świadczeń oraz harmonogram pracy personelu lub jego dostępność godzinową), a także

– ankiety dotyczące danego postępowania.

Uwaga: na etapie przygotowania formularza ofertowego oraz oferty elektronicznej oferent winien dołożyć szczególnej staranności, zwłaszcza w zakresie:

sprawdzenia zupełności formularza ofertowego (czy wszystkie części formularza ofertowego zostały wypełnione);

zgodności danych deklarowanych w formularzu ofertowym ze stanem faktycznym oraz

zgodności treści odpowiedzi udzielanych na pytania ankietowe z informacjami podanymi w pozostałych częściach formularza ofertowego.

Oferent winien również sprawdzić, czy format oferty jest zgodny z formatem zapytań ofertowych i towarzyszących jej ankiet w danym postępowaniu oraz czy cała oferta została sporządzona w języku polskim oraz w sposób czytelny.

Oferent, po przygotowaniu formularza ofertowego, zapisuje ofertę elektroniczną na nośniku elektronicznym CD (wraz z opisem zawierającym następujące informacje: wyraz „oferta”, nazwę i adres oferenta oraz kod i przedmiot postępowania), a następnie drukuje formularz ofertowy zgodny z ofertą elektroniczną.

Krok: przygotowanie dokumentów i oświadczeń

Jako że oferta składana przez oferenta ubiegającego się o zawarcie umowy o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej składa się z formularza ofertowego oraz niezbędnych dokumentów i oświadczeń, oferent zobowiązany jest do złożenia tych ostatnich, i to zgodnie z wykazem określonym w zarządzeniu Prezesa Narodowego Funduszu Zdrowia w sprawie warunków postępowania dotyczących zawierania umów o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej. Obecnie jest to zarządzenieNr 57/2013/DSOZ Prezesa Narodowego Funduszu Zdrowia z dnia 2 października 2013 r. w sprawie warunków postępowania dotyczących zawierania umów o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej.

Oferent winien załączyć do formularza ofertowego:

oświadczenia (według wzorów): „OŚWIADCZENIE OFERENTA O WPISACH DO REJESTRÓW” - załącznik nr 1a do zarządzenia Nr 57/2013/DSOZ Prezesa Narodowego Funduszu Zdrowia z dnia 2 października 2013 r.; „OŚWIADCZENIE OFERENTA” - załącznik nr 2 do zarządzenia Nr 57/2013/DSOZ Prezesa Narodowego Funduszu Zdrowia z dnia 2 października 2013 r.; „OŚWIADCZENIE OFERENTA” - załącznik nr 3 do zarządzenia Nr 57/2013/DSOZ Prezesa Narodowego Funduszu Zdrowia z dnia 2 października 2013 r.;

kopię umowy spółki lub wyciąg z tej umowy zawierający postanowienie o zasadach reprezentacji spółki albo uchwałę wspólników spółki cywilnej w przedmiocie zasad reprezentacji spółki lub kopie pełnomocnictw udzielonych przez pozostałych wspólników do prowadzenia spraw spółki wykraczających poza zwykłe czynności - w przypadku oferentów wykonujących działalność leczniczą w formie spółki cywilnej;

kopię polisy lub innego dokumentu potwierdzającego zawarcie przez oferenta umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej oferenta za szkody wyrządzone w związku z udzielaniem świadczeń w zakresie przedmiotu postępowania na okres obowiązywania umowy (oferent może złożyć także umowę przedwstępną lub inny dokument, w tym także oświadczenie, stwierdzające, że umowa ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej zostanie zawarta na okres obowiązywania umowy);

pełnomocnictwo do składania oświadczeń woli w imieniu oferenta, w szczególności do złożenia oferty, udzielone przez osobę lub osoby, których prawo do reprezentowania oferenta wynika z dokumentów przedstawionych wraz z ofertą - w przypadku gdy oferent jest reprezentowany przez pełnomocnika - oraz kopię zawartej umowy z podwykonawcą albo zobowiązanie podwykonawcy do zawarcia umowy z oferentem, zawierające zastrzeżenie o prawie Narodowego Funduszu Zdrowia do przeprowadzenia kontroli - w przypadku gdy w warunkach zawierania umów lub we wzorze umowy o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej, dopuszczone jest zlecanie podwykonawcom udzielania świadczeń opieki zdrowotnej objętych umową. Jeśli oferent nie przedstawia umów z podwykonawcami, zobowiązany jest złożyć oświadczenie, że będzie wykonywał umowę samodzielnie bez zlecania podwykonawcom.

Zarządzenie Nr 57/2013/DSOZ Prezesa Narodowego Funduszu Zdrowia z dnia 2 października 2013 r. w sprawie warunków postępowania dotyczących zawierania umów o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej określa ponadto szczegółowy wykaz dokumentów załączanych przez oferenta do formularza ofertowego w postępowaniach prowadzonych w sprawie zawarcia umowy o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej w rodzaju rehabilitacja lecznicza, leczenie uzdrowiskowe oraz ratownictwo medyczne.

Co istotne, wszystkie dokumenty, o których mowa wyżej, składane przez oferenta, winny pozostawać w zgodności ze stanem faktycznym i prawnym. Do dokumentów składanych w językach obcych należy załączyć ich tłumaczenie na język polski dokonane przez tłumacza przysięgłego. Oddział wojewódzki Narodowego Funduszu Zdrowia może zażądać przedstawienia oryginału dokumentu, w przypadku gdy kopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi wątpliwości co do jej zgodności z oryginałem, a Narodowy Fundusz Zdrowia nie dysponuje możliwością weryfikacji jej prawdziwości w inny sposób.

UWAGA:

Oferent może zastrzec informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorcy w formie pisemnej, w szczególności przez wypełnienie i załączenie do oferty formularza, którego wzór określony jest w załączniku nr 7 do zarządzenia nr 57/2013/DSOZ. Oferent składa do komisji zastrzeżenie najpóźniej w dniu poprzedzającym dzień ogłoszenia o rozstrzygnięciu postępowania. Zastrzeżenie dotyczące wyłączenia jawności oferty winno wskazywać, w sposób nie budzący wątpliwości, informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorcy (zastrzeżeniu nie nadaje się charakteru zastrzeżenia generalnego). Niedopuszczalne jest zastrzeżenie całej oferty. Oświadczenie o zastrzeżeniu całej oferty jest nieskuteczne.

Krok: podpisanie oferty

Ofertę sporządza się w języku polskim, z zachowaniem formy pisemnej pod rygorem nieważności (art. 142 ust. 4 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej i finansowanych ze środków publicznych; tekst jedn.: Dz. U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027, z późn. zm.). Uwzględniając powyższe, wydrukowany formularz ofertowy składany przez oferenta winien zostać opatrzony na każdej stronie tego wydruku kolejnym numerem oraz podpisami lub parafami osób uprawnionych do reprezentowania oferenta, zgodnymi z wzorami podpisów. Podobnie każdą stronę dokumentów przedkładanych do oferty należy opatrzyć kolejnym numerem oraz podpisami lub parafami osób uprawnionych do reprezentowania oferenta, zgodnymi z załączonym wzorem podpisów. Kopie dokumentów powinny być dodatkowo poświadczone za zgodność z oryginałem przez osoby uprawnione do reprezentowania oferenta.

Krok: przygotowanie oferty do złożenia

Podpisany wydruk formularza ofertowego wraz z nośnikiem elektronicznym CD zawierającym ofertę elektroniczną, oferent umieszcza w odrębnej, zaklejonej kopercie. Opis koperty powinien zawierać następujące informacje: wyraz „oferta”, nazwę i adres oferenta oraz kod i przedmiot postępowania.

Kopertę, o której mowa wyżej, oferent umieszcza kolejno wewnątrz drugiej koperty lub paczki zawierającej pozostałe, podpisane i opatrzone kolejnym numerem, dokumenty i oświadczenia. Na tak przygotowanej kopercie lub paczce oferent umieszcza informację zawierającą oznaczenie:

– oddziału wojewódzkiego Narodowego Funduszu Zdrowia;

–- trybu postępowania, roku postępowania, rodzaju i zakresu świadczeń będących przedmiotem postępowania oraz obszaru kontraktowania;

– kodu postępowania;

– pełnej nazwy oferenta;

– adresu siedziby oferenta (według wzoru): „OZNACZENIE OFERTY/ UZUPEŁNIENIA OFERTY/ WYCOFANIA OFERTY” - załącznik nr 1 do zarządzenia Nr 57/2013/DSOZ Prezesa Narodowego Funduszu Zdrowia z dnia 2 października 2013 r.

Ponadto na kopercie lub paczce umieszcza się (nadrukowuje lub przykleja) wydruk formularza rejestracyjnego zawierającego kod graficzny wygenerowany z aplikacji ofertowej.

Krok: złożenie oferty

Oferent jest uprawniony do złożenia w danym oddziale wojewódzkim Narodowego Funduszu Zdrowia tylko jednej oferty dotyczącej danego przedmiotu postępowania. W przypadku złożenia oferty alternatywnej dotyczącej danego przedmiotu postępowania, oferent jest uprawniony do jej wycofania w części dotkniętej wadą, w wyznaczonym przez Narodowy Fundusz Zdrowia terminie.

Ofertę składa się w oddziale wojewódzkim Narodowego Funduszu Zdrowia w terminie i miejscu określonym w ogłoszeniu o postępowaniu. Składający ofertę osobiście otrzymuje potwierdzenie jej złożenia zawierające datę złożenia oraz numer z rejestru ofert.

Oferent może również złożyć ofertę drogą pocztową. Ofertę przesłaną drogą pocztową uważa się za złożoną w terminie, jeżeli spełnione zostały łącznie dwa warunki: data stempla pocztowego (data nadania) nie jest późniejsza niż termin składania ofert określony w ogłoszeniu oraz wpłynie ona do oddziału wojewódzkiego Narodowego Funduszu Zdrowia nie później niż na jeden dzień przed terminem otwarcia ofert.

Uwaga: oferent ubiegający się o zawarcie umowy o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej może uzupełnić złożoną przez siebie ofertę pod warunkiem, że oddział wojewódzki Narodowego Funduszu Zdrowia otrzyma pisemne powiadomienie o uzupełnieniu oferty przed upływem terminu składania ofert. Powiadomienie winno być oznaczone w taki sam sposób jak oferta oraz dodatkowo zawierać wskazanie „UZUPEŁNIENIE OFERTY”. Uzupełnienie składa się w kopercie lub w paczce zawierającej oznaczenie oddziału wojewódzkiego Narodowego Funduszu Zdrowia, trybu postępowania, roku postępowania, rodzaju i zakresu świadczeń będących przedmiotem postępowania oraz obszaru kontraktowania, kodu postępowania, pełnej nazwy oferenta, adresu siedziby oferenta (według wzoru: „OZNACZENIE OFERTY/ UZUPEŁNIENIA OFERTY/ WYCOFANIA OFERTY” - załącznik nr 1 do zarządzenia Nr 57/2013/DSOZ Prezesa Narodowego Funduszu Zdrowia z dnia 2 października 2013 r.). Na kopercie lub paczce umieszcza się (nadrukowuje lub przykleja) wydruk formularza rejestracyjnego zawierającego kod graficzny wygenerowany z aplikacji ofertowej.

Uwaga: oferent ubiegający się o zawarcie umowy o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej może, przed upływem terminu składania ofert, wycofać złożoną przez siebie ofertę, pod warunkiem, że oddział wojewódzki Narodowego Funduszu Zdrowia otrzyma pisemne oświadczenie oferenta o wycofaniu oferty. W przypadku, gdy oferta została złożona osobiście, oferent powinien przedstawić ponadto pisemne potwierdzenie złożenia oferty. W przypadku wycofania złożonej oferty, oferent może, przed upływem terminu składania ofert, złożyć nową ofertę z zachowaniem wszystkich wymaganych warunków.

Krok: otwarcie oferty

Z uwagi na fakt, iż składana przez oferenta ubiegającego się o zawarcie umowy o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej oferta jest ofertą w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 121), po upływie terminu składania ofert, oferent jest związany ofertą do czasu rozstrzygnięcia postępowania.

Po upływie terminu składania ofert złożone w postępowaniu oferty wraz z załączonymi dokumentami nie podlegają zwrotowi. Oferent nie może po otwarciu ofert żądać zwrotu, zamiany lub przeniesienia dokumentów będących częścią tej oferty do oferty złożonej w innym postępowaniu.