Wiktorowska Ewa, Zasady sporządzania, przechowywania, przekazywania, udostępniania oraz usuwania dokumentów elektronicznych

Zasady sporządzania, przechowywania, przekazywania, udostępniania oraz usuwania dokumentów elektronicznych

Zamawiający prowadząc postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego zobligowany jest do dokumentowania na bieżąco podejmowanych przez siebie czynności. W przypadku postępowań prowadzonych z uwzględnieniem elektronizacji w sposób oczywisty zamawiający będzie miał do czynienia z dokumentami i oświadczeniami wykonawców składanymi w postaci elektronicznej, co więcej zamawiający sam będzie przygotowywał pisma dokładnie w takiej samej formie. Mając to na uwadze ustawodawca wprowadził szereg wymogów, jakie jednostka zamawiająca będzie zobowiązana spełnić podczas sporządzania, przechowywania, przekazywania, udostępniania oraz usuwania dokumentów elektronicznych. Warto zwrócić uwagę na fakt, że obowiązki zamawiającego w zakresie postępowania z dokumentami w postaci elektronicznej nie rozpoczynają się dopiero dla postępowań wszczętych od 18.10.2018 r. o wartości powyżej tzw. progów unijnych, a zaczęły działać już w postępowaniach wszczętych od 18.04.2018 r., w których wykonawcy zobligowani byli składać Jednolite Europejskie Dokumenty Zamówienia w formie elektronicznej (JEDZ) z kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Obowiązki w zakresie sposobu postępowania z JEDZ oraz zasady, wg których powinny być one archiwizowane itp. określone zostały w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z  27.06.2017 r. w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych (Dz.U. z 2017 poz. 1320 ze zm.).

Warto pamiętać, że ustawodawca dopuścił możliwość przekazywania i udostępniania przez zamawiającego dokumentów elektronicznych również przy użyciu poczty elektronicznej.

Zamawiający jest zobowiązany sporządzać, przechowywać, przekazywać, udostępniać oraz usuwać dokumenty elektroniczne za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Zamawiający w przypadku archiwizowania dokumentacji postępowania w postaci elektronicznej zobligowany jest do wykonywania związanych z tym czynności w zgodzie z przepisami, o których mowa w § 6 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 27.06.2017 r. w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych (Dz.U. z 2017 poz. 1320 ze zm.).